# Díjbekérő: mikor küldd, és mi legyen rajta? | APPON Core

> Mi a díjbekérő, mikor érdemes elküldeni, és miben más, mint a számla? Gyakorlati útmutató és díjbekérő minta vállalkozásoknak.

A díjbekérő egy praktikus fizetési tájékoztató. Segítségével megadhatod a partnerednek, mekkora összeget vársz, milyen fizetési határidővel és hová kérheted az utalást. Különösen hasznos, ha a munka megkezdése vagy az áru átadása előtt kérsz pénzt.

Fontos különbség, hogy a **díjbekérő nem számla**, és nem igazolja azt sem, hogy a partner fizetett. Nézzük meg, mikor érdemes használni, mit írj rá, és hogyan kezeld a fizetés után.

### Mi az a díjbekérő?

A díjbekérő olyan dokumentum, amelyben fizetésre kéred a partneredet. Összefoglalja, mire vonatkozik a kérés, mekkora az összeg, és milyen adatokkal tudja a partner rendezni.

A díjbekérőt proforma számlának is nevezik, de a megnevezés ellenére ez nem azonos a számlával. A célja elsősorban az, hogy a partner a megállapodás alapján el tudja indítani a fizetést.

A dokumentum elküldése előtt érdemes tisztázni, hogy az összeg előlegre vagy a teljes díjra vonatkozik. Így mindkét fél tudja, milyen fizetés várható később, és mihez kapcsolódik a beérkező összeg.

### Mikor érdemes díjbekérőt küldeni?

Díjbekérőt akkor érdemes használni, ha a megállapodás szerint a partner a teljesítés előtt fizet. Például ezekben a helyzetekben lehet hasznos:

- A munka indítása előtt előleget kérsz.
- Egyedi termék gyártása előtt kéred a díj egy részét.
- Az áru átadása előtt kéred a teljes összeget.
- A szolgáltatás megkezdése előtt szeretnéd rendezni a megállapodott díjat.

A díjbekérő nem pótolja a megrendelés vagy a megállapodás pontosítását. Előbb egyeztessétek, mire vonatkozik a fizetés, mikor várható a teljesítés, és mi történik, ha a megrendelés megváltozik.

A fizetési határidőt is célszerű úgy megadni, hogy a partnernek legyen ideje feldolgozni a kérést. Ha a munka indítása a pénz beérkezésétől függ, ezt külön is jelezd neki.

### Díjbekérő vagy számla: mi a különbség?

A **díjbekérő vagy számla** kérdésénél abból indulj ki, mi történt az ügyletben. A díjbekérő a fizetés kérésére és a fizetési adatok közlésére szolgál. A számla ettől különálló bizonylat, amelyet az adott ügylethez kapcsolódóan kell kezelni.

A két dokumentum nem csereszabatos. Attól, hogy kiküldted a díjbekérőt, még nem állítottál ki számlát. Attól pedig, hogy a partner megkapta, még nem biztos, hogy fizetett is.

Az is számít, hogy a beérkező pénz előleg vagy a teljes díj, és hogy megtörtént-e már a teljesítés. A számlázás és az elszámolás részleteit az adott ügylet alapján **egyeztesd a könyvelőddel**, vagy nézd meg a NAV tájékoztatóját.

### Mit tartalmazzon a díjbekérő?

Egy jól használható díjbekérőből a partner gyorsan megtudja, ki kéri a pénzt, miért, mennyit és hogyan fizessen. Praktikus feltüntetni rajta:

- A dokumentum megnevezését: díjbekérő.
- A kibocsátó és a partner azonosításához szükséges adatokat.
- A dokumentum azonosítóját és kiállításának dátumát.
- A termék vagy szolgáltatás rövid leírását.
- A kért összeget és a pénznemet.
- A fizetési módot és a fizetési határidőt.
- Átutalásnál a bankszámlaszámot és a közleménybe kért azonosítót.
- Ha releváns, a megrendelésre vagy megállapodásra való hivatkozást.

Érdemes azt is egyértelműen jelezni, hogy az összeg előleg vagy a teljes díj. Ha több díjbekérőt küldesz ugyanannak a partnernek, az azonosító és a megrendelésre való hivatkozás segít elkülöníteni őket.

Az áfa és a számlázás kezelése az ügylet körülményeitől függ. Ha nem vagy biztos abban, milyen bontásban mutasd be az összeget, egyeztess a könyvelőddel.

### Díjbekérő minta: egyszerű szerkezet

Az alábbi **díjbekérő minta** abban segít, hogy összeállítsd a fizetéshez szükséges információkat. A mezőket a saját megállapodásod és az ügylet adatai alapján töltsd ki.

- **Dokumentum:** díjbekérő
- **Azonosító:** a díjbekérő azonosítója
- **Kiállító:** cégnév és elérhetőség
- **Partner:** a fizető fél neve és adatai
- **Hivatkozás:** megrendelés vagy megállapodás megnevezése
- **Tétel:** termék vagy szolgáltatás leírása
- **A fizetés jellege:** előleg vagy teljes díj
- **Fizetendő összeg:** összeg és pénznem
- **Fizetési mód:** például átutalás
- **Fizetési határidő:** a megállapodás szerinti dátum
- **Bankszámlaszám:** a fogadó számla adatai
- **Közlemény:** a díjbekérő azonosítója vagy más egyeztetett hivatkozás

A minta nem számla, és nem helyettesíti a könyvelőddel való egyeztetést. Küldés előtt ellenőrizd különösen az összeget, a bankszámlaszámot és a partner adatait.

### Mi történik a díjbekérő kiküldése után?

A kiküldés csak a folyamat kezdete. Érdemes nyilvántartani, hogy melyik partnernek, milyen összegre és milyen határidővel küldtél díjbekérőt. Így akkor is átlátod a helyzetet, ha egyszerre több megrendelésed fut.

Egy egyszerű munkamenet így nézhet ki:

1. Rögzítsd a díjbekérő azonosítóját és a kapcsolódó megrendelést.
2. Küldd el a partnernek, és jelezd, mire vonatkozik a fizetési kérés.
3. A megadott határidő környékén ellenőrizd, megérkezett-e az összeg.
4. A beérkező fizetést egyeztesd a partnerrel, az összeggel és a hivatkozással.
5. Intézd az ügylethez kapcsolódó számlázást és elszámolást a könyvelőddel egyeztetett módon.

Ha a partner csak az összeg egy részét utalta, vagy a közleményből nem derül ki, mire fizetett, előbb tisztázd vele az eltérést. Ne tekintsd automatikusan rendezettnek a teljes díjat.

### Mi a teendő fizetés után?

Amikor megérkezik a pénz, először azonosítsd, melyik díjbekérőhöz tartozik. Nézd meg, hogy a fizető fél, az összeg és a közlemény egyezik-e a nyilvántartásoddal. Ha minden stimmel, jelöld a kérést rendezettként a saját nyilvántartásodban.

Ezután foglalkozz az ügylethez kapcsolódó számlázással. Előleg esetén a későbbi teljesítés és a fennmaradó összeg kezelése is felmerülhet. A dokumentumok sorrendjét és tartalmát a konkrét helyzetben egyeztesd a könyvelőddel.

A folyamat áttekintéséhez olvasd el ezt is: [Díjbekérő, előleg, végszámla: a sorrend egy példán](/blog/dijbekero-eloleg-vegszamla).

### Gyakori hibák, amelyeket érdemes elkerülni

**Nem derül ki, mire kérsz pénzt.** Ha a tétel leírása túl általános, a partner nehezen kapcsolja a dokumentumot a megrendeléséhez. Adj meg rövid, de felismerhető megnevezést.

**Hiányoznak az utalási adatok.** Ellenőrizd a bankszámlaszámot, a pénznemet és a közleménybe kért hivatkozást. Ezek nélkül több egyeztetésre lehet szükség.

**A díjbekérőt számlaként kezeled.** A fizetési kérés és az ügylet számlázása külön lépés. A szükséges teendőket beszéld át a könyvelőddel.

**Nem követed a fizetést.** A kiküldött dokumentum önmagában nem mutatja meg, hogy megérkezett-e a pénz. Vezess olyan nyilvántartást, amelyből látod a nyitott és a rendezett tételeket.

A várható beérkezések tervezéséhez hasznos lehet a [pénzügyi terv és cash flow terv egyszerű áttekintése](/blog/penzugyi-terv-cash-flow) is. A várható és a ténylegesen beérkezett összeget kezeld külön.

### Így segít az APPON Core

Az APPON Core webes vállalatirányítási rendszerben díjbekérőt készíthetsz és állíthatsz ki a számlázón keresztül, majd egy gombbal számlát készíthetsz belőle. A számlát a céged saját számlázófiókja állítja ki, és a NAV felé az adatszolgáltatást is az végzi. A számlázó előfizetésének díja külön van.

A lehetőségekről itt olvashatsz: [Számlázás és díjbekérő](/funkciok/szamlazas-dijbekero).

## Nézd meg a saját adataiddal.

Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.

[Demót kérek](/kapcsolat)