# Leltárhiány és leltártöbblet kezelése | APPON Core

> Mit tegyél, ha a leltár eltérést mutat? Ismerd meg a leltárhiány és a leltártöbblet gyakori okait, kivizsgálását és megelőzését.

A leltár során kiderülhet, hogy a polcon lévő készlet nem egyezik a nyilvántartással. Hiányzik egy termék, máshol pedig több van a vártnál. Az eltérés önmagában még nem árulja el, mi történt. Lehet számlálási vagy rögzítési hiba, át nem vezetett árumozgás, selejt vagy lopás is.

A legfontosabb, hogy ne csak a készletszámot javítsd ki. Előbb ellenőrizd a mennyiséget, keresd meg a lehetséges okot, és jegyezd fel, mire jutottál. A könyvelési kezelésről egyeztess a könyvelőddel.

### Mi a különbség a leltárhiány és a leltártöbblet között?

**Leltárhiányról** akkor beszélünk, ha a ténylegesen megszámolt készlet kevesebb, mint amit a nyilvántartás ugyanarra az időpontra mutat. Például egy kiadást nem vezettek át, ezért a rendszerben még szerepel az áru, de a raktárban már nincs ott.

**Leltártöbblet** esetén a helyzet fordított: a megszámolt mennyiség több a nyilvántartásban szereplőnél. Ennek oka lehet egy át nem vezetett bevételezés vagy egy másik helyre került termék is.

Mindkét eltérésnél ugyanaz az első kérdés: valóban ugyanazt a terméket, ugyanabban a mértékegységben és ugyanarra az időpontra hasonlítod össze? Egy doboz és egy darab összekeverése már önmagában félrevezető eredményt adhat.

Ha magát a leltározást tervezed, olvasd el a [leltár lépéseiről szóló útmutatót](/blog/leltar-lepesrol-lepesre) is. Az alábbiakban arra koncentrálunk, mi történjen, amikor már látszik az eltérés.

### A leltáreltérések gyakori okai

#### Rögzítési és számlálási hibák

A hiba keletkezhet a nyilvántartásban és a számláláskor is. Elgépelés, felcserélt cikkszám vagy rosszul kiválasztott mértékegység egyaránt eltérést okozhat. Az is előfordul, hogy egy bontott csomagot teljesnek számolnak, vagy ugyanazt az árut több helyen is felírják.

Ellenőrizd a termék megnevezését, változatát és az azonosítóját. Nézd meg azt is, hogy a leltárív és a készletnyilvántartás azonos egységet használ-e. Ha több tárhelyen van ugyanaz a termék, mindegyiket vedd számításba.

#### Át nem vezetett készletmozgás

Az áru fizikailag elmozdult, de a nyilvántartásban ez nem jelent meg, vagy nem a megfelelő helyre került. Ilyen lehet egy bevételezés, egy vevőnek történt kiadás, egy raktárak közötti áthelyezés vagy egy visszáru.

A leltár időpontjához közeli mozgásokra különösen figyelj. Ha a számlálás alatt is mozog az áru, tisztázni kell, melyik mozgás szerepel már a nyilvántartásban, és melyik nem. Különben a fizikai és a nyilvántartott készlet eltérő állapotot mutathat.

#### Selejt és sérült áru

A sérült, lejárt vagy más okból nem használható termék fizikailag még a raktárban lehet, miközben a használható készlettől el kellene különíteni. Fordítva is előfordulhat: az árut már eltávolították, de a selejtezést nem vezették át.

A vizsgálat során nézd meg, hol tároljátok a problémás termékeket, és milyen feljegyzés készült róluk. A selejt kezelésének belső rendjét is érdemes áttekinteni, hogy a következő leltárnál ne kelljen találgatni.

#### Eltűnt áru és lopás gyanúja

A leltárhiány mögött lopás is állhat, de az eltérés önmagában ezt nem bizonyítja. Előbb zárd ki a számlálási, rögzítési és árumozgási hibákat. Nézd meg, kik és milyen folyamatban fértek hozzá az érintett készlethez, majd a tényeket rögzítsd, ne feltételezéseket.

Ha továbbra is felmerül a visszaélés gyanúja, a további lépéseket az adott helyzet alapján, szükség esetén szakértő bevonásával döntsd el.

### Így vizsgáld ki az eltérést

#### 1. Számold újra az érintett készletet

Kezdd azzal, amit a legkönnyebb ellenőrizni. Számold újra a terméket, és nézd át a közeli tárolóhelyeket is. Hasznos, ha az újraszámlálást másik munkatárs végzi, vagy legalább ellenőrzi az eredményt.

Vizsgáld meg a bontott csomagokat, a hasonló termékeket és a félretett árut. Jegyezd fel, melyik raktárban és tárhelyen mit találtál. Így később is követhető lesz, mire alapozod a döntést.

#### 2. Ellenőrizd a termékadatokat és az időpontot

Hasonlítsd össze a cikkszámot, a megnevezést, a termékváltozatot és a mértékegységet. Nézd meg, hogy a nyilvántartás melyik raktárra és melyik időpontra mutatja a készletet.

Ha a számlálás közben érkezett vagy távozott áru, tisztázd, hogy az adott tételt már beleszámoltátok-e a fizikai készletbe, és a mozgás szerepel-e a nyilvántartásban. A két oldalt csak azonos állapotra érdemes összevetni.

#### 3. Kövesd végig az árumozgásokat

Nézd át az érintett termék bevételezéseit, kiadásait, áthelyezéseit, visszáruit és selejtezéseit. Keresd azokat a tételeket, amelyek hiányozhatnak, kétszer szerepelnek vagy rossz termékhez kerültek.

A kapcsolódó bizonylatok segíthetnek tisztázni, mi érkezett be, illetve mi ment ki. A [szállítólevél kitöltéséről szóló cikk](/blog/szallitolevel) abban segít, milyen adatokat érdemes áttekintened egy ilyen dokumentumon.

#### 4. Egyeztess az érintettekkel

Kérdezd meg a raktári és adminisztrációs munkatársakat, tudnak-e olyan mozgásról vagy eseményről, amely nem látszik a nyilvántartásban. Érdemes konkrét termékre, tárolóhelyre és időszakra kérdezni. A cél az ok feltárása, nem a gyors felelőskeresés.

Ha az eltérés oka továbbra sem ismert, ezt is írd fel. Ne alakíts bizonytalan feltételezést biztos magyarázattá csak azért, hogy lezárható legyen a vizsgálat.

#### 5. Rögzítsd a megállapítást, majd egyeztess a korrekcióról

A kivizsgálás végén legyen egy rövid, visszakereshető összefoglaló. Ebben szerepelhet:

- az érintett termék és raktár;
- a nyilvántartott és az újraszámolt mennyiség;
- a vizsgált időpont és a kapcsolódó bizonylatok;
- a feltárt vagy valószínű ok, illetve az, ha az ok ismeretlen;
- a javasolt következő lépés és annak felelőse.

A készlet korrekcióját csak a vizsgálat eredményének ismeretében végezd el. **A leltárhiány és a leltártöbblet könyvelési kezelését egyeztesd a könyvelőddel.** Vele azt is beszéld át, milyen adatokat és dokumentumokat adj át az adott eltéréshez.

### Hogyan előzheted meg a visszatérő eltéréseket?

A megelőzés nem egyetlen leltározási nap feladata. A napi árumozgások pontos rögzítése és az egyértelmű munkarend csökkentheti a későbbi keresgélést.

- **Rögzítsd időben a mozgásokat.** A bevételezés, kiadás, áthelyezés, visszáru és selejtezés ne maradjon a munkatársak emlékezetére.
- **Legyen egyértelmű a termékazonosítás.** A hasonló nevű vagy csomagolású termékeket könnyű összekeverni. Használjatok következetes megnevezéseket és mértékegységeket.
- **Jelöld a tárolóhelyeket.** Ha ugyanaz a termék több helyen van, legyen világos, hol kell keresni és hová kell visszatenni.
- **Különítsd el a problémás árut.** A sérült, selejtezésre váró és visszáruként érkezett termék ne keveredjen észrevétlenül a használható készlettel.
- **Oszd ki a feladatokat.** Tudják a munkatársak, ki rögzíti a mozgást, ki ellenőrzi az eltérést, és kinek kell szólni, ha valami nem egyezik.
- **Végezz időközi ellenőrzéseket.** A gyakran mozgó vagy korábban eltérést mutató termékek célzott átszámolása hamarabb jelezheti a folyamat hibáját.

Az ismétlődő eltéréseket együtt is vizsgáld meg. Ha ugyanannál a terméknél vagy ugyanabban a folyamatban térnek vissza, lehet, hogy nem egyedi hibáról, hanem javítandó munkamódról van szó.

### Így segít az APPON Core

Az APPON Core [raktárkezelő programjában](/funkciok/raktarkezelo-program) nyomtatható leltárív készíthető. Leltározáskor látható a rendszer szerinti készlet, a számolt mennyiség és a változás. Mentéskor az eltérésre automatikus korrekciós raktármozgás készül.

A rendszerben bevételezés, kiadás, raktárak közötti áthelyezés és selejtezés is rögzíthető. A készlet adott napra és raktárra, mennyiséggel és értékkel is megtekinthető.

## Nézd meg a saját adataiddal.

Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.

[Demót kérek](/kapcsolat)