# NAV Online Számla lekérdezés lépésről lépésre | APPON Core > NAV Online Számla lekérdezés lépésről lépésre: nézd át a bejövő és kimenő számlákat, és ismerd meg a technikai felhasználó szerepét. A NAV Online Számla lekérdezés segít áttekinteni, milyen számlaadatok szerepelnek a NAV rendszerében a cégeddel kapcsolatban. Megnézheted a bejövő és a kimenő számlákat, majd összevetheted őket a saját nyilvántartásoddal. A lekérdezés nem helyettesíti a számlák feldolgozását vagy a könyvelőddel való egyeztetést. Arra viszont jó, hogy észrevegyél egy hiányzó bizonylatot, egy eltérést vagy egy olyan számlát, amelyről eddig nem tudtál. ### Mire jó a NAV Online Számla lekérdezés? A lekérdezéssel a NAV-hoz beérkezett számlaadatokat nézheted át. A bejövő oldalon olyan számlákat kereshetsz, amelyeket a céged részére állítottak ki. A kimenő oldalon a cég nevében kiállított számlák adatait ellenőrizheted. Ez több helyzetben is hasznos lehet: - Megkereshetsz egy bejövő számlát, amelynek adatai még nem jutottak el a pénzügyeshez. - Összevetheted a NAV-nál látott kimenő számlákat a saját listáddal. - Észrevehetsz egy eltérést a partner, a számlaszám vagy az összeg alapján. - Ellenőrizheted, hogy egy helyesbítés vagy sztornó adatai hogyan jelennek meg. - Egyeztetés előtt összegyűjtheted a kérdéses tételeket a könyvelődnek. **A NAV-nál látott adat nem ugyanaz, mint a számla eredeti példánya.** A feldolgozáshoz szükséges bizonylatot és kapcsolódó dokumentumokat külön is kezeld. Ha nem egyértelmű, mire van szükség az adott esetben, egyeztess a könyvelőddel. ### 1. lépés: Határozd meg, mit keresel Először döntsd el, hogy bejövő vagy kimenő számlákat szeretnél áttekinteni. Ha egy konkrét bizonylatot keresel, gyűjtsd össze, amit már tudsz róla. Ilyen lehet a partner neve, a számlaszám, a kiállítás dátuma vagy a számla összege. Időszakos ellenőrzésnél válassz olyan időszakot, amelyet össze tudsz vetni a saját nyilvántartásoddal. Érdemes feljegyezni azt is, hogy a korábbi ellenőrzés meddig tartott. Így könnyebb folytatni a munkát, és az átfedéseket is tudatosan kezelheted. Ha több céggel dolgozol, ellenőrizd, melyik cég adatait nézed. Egy rosszul kiválasztott cég vagy időszak könnyen félrevezető eredményhez vezethet. ### 2. lépés: Ellenőrizd a hozzáférést A NAV Online Számla felületének használatához megfelelő hozzáférésre van szükség. Ha más munkatárs vagy a könyvelőd végzi az ellenőrzést, előre tisztázzátok, ki melyik cég adatait nézi át. A belépés és a hozzáférések beállításának részleteit a NAV aktuális tájékoztatójában keresd. A felület és a menüpontok változhatnak, ezért a beállításoknál mindig az ottani útmutatót kövesd. Ha egy külön rendszerrel szeretnél kapcsolódni, nézd meg, milyen kapcsolati adatokat kér. Ehhez általában technikai felhasználó adataira is szükség lehet. #### Mi a technikai felhasználó szerepe? A **technikai felhasználó** egy programok közötti kapcsolathoz használt hozzáférés. Segítségével egy külső rendszer az erre szolgáló kapcsolaton keresztül kérhet le adatokat a NAV Online Számlából. Nem ugyanaz a szerepe, mint annak a felhasználónak, aki a NAV felületén személyesen dolgozik. A kapcsolathoz felhasználónév, jelszó és a kapcsolódáshoz tartozó kulcsok is szükségesek lehetnek. A technikai felhasználó létrehozásáról, jogosultságairól és a kulcsokról a NAV aktuális tájékoztatója ad útmutatást. A hozzáférési adatokat kezeld bizalmasan. Csak annak add meg őket, akinek a munkájához szükségesek, és ne küldd tovább őket ellenőrizetlen csatornán. Ha változnak az adatok, a kapcsolódó rendszerben is ellenőrizd, hogy a kapcsolat továbbra is működik-e. ### 3. lépés: Kérdezd le a számlaadatokat A NAV felületén vagy az ahhoz kapcsolódó rendszerben indítsd el a keresést. A NAV Online Számla letöltés vagy lekérdezés előtt állítsd be a célnak megfelelő szempontokat. Például válaszd ki az érintett időszakot és azt, hogy a bejövő vagy a kimenő számlákat keresed. Ha nem találod a keresett tételt, ne következtesd rögtön, hogy nincs is adat róla. Előbb ellenőrizd a következőket: - A megfelelő céget és számlairányt választottad? - A keresett dátum beleesik a megadott időszakba? - Nem túl szűkek a keresési feltételek? - Pontosan adtad meg a partner vagy a számla adatait? - Van megfelelő hozzáférésed az adatokhoz? Ha továbbra sincs eredmény, egyeztess a partnerrel vagy a könyvelőddel. A NAV tájékoztatójában is érdemes utánanézni az aktuális működésnek. ### 4. lépés: Vesd össze a bejövő számlákat A bejövő számláknál nézd meg, hogy a NAV-nál látott adatokhoz megvan-e a saját feldolgozáshoz használt bizonylatod. Hasonlítsd össze a partnert, a számlaszámot, a dátumokat és az összegeket. Ha a számla olyan beszerzéshez kapcsolódik, amelyről a kollégád tud részleteket, vond be őt is az ellenőrzésbe. Egy ismeretlen tételnél ne a fizetéssel kezdd. Előbb tisztázd, hogy a számla valóban a cégedhez tartozik-e, és mihez kapcsolódik. Kérd el a szükséges dokumentumokat a partnertől, majd egyeztess a felelős munkatárssal vagy a könyvelőddel. A témáról részletesebben itt olvashatsz: [A NAV-ban látott számlák, amelyekről nem tudtál](/blog/nav-szamlak-amikrol-nem-tudtal). ### 5. lépés: Ellenőrizd a kimenő számlákat is A kimenő számláknál azt vesd össze, amit a céged nevében kiállítottatok, azzal, amit a NAV-nál látsz. Ez különösen akkor hasznos, ha a számlázással több munkatárs foglalkozik, vagy a cég nevében több rendszerből is készülnek számlák. Nézd át a számlaszámokat, a vevőket és az összegeket. Egy eltérésnél először keresd meg az eredeti bizonylatot, majd ellenőrizd, készült-e hozzá helyesbítés vagy sztornó. Az összetartozó dokumentumokat együtt érdemes vizsgálni, nem különálló tételekként. A díjbekérőt se keverd össze a számlával. A kettő közötti különbségről és a gyakorlati használatról a [díjbekérőről szóló útmutatóban](/blog/dijbekero) olvashatsz. ### 6. lépés: Rögzítsd az eltéréseket, és egyeztess A lekérdezés akkor segít igazán, ha a talált kérdéseknek van folytatásuk. Készíts rövid listát azokról a tételekről, amelyeknél hiányzik a bizonylat, eltér egy adat, vagy nem világos az ügylet. Írd mellé, kitől vársz választ, és mit kell tisztázni. A partnerrel való egyeztetéshez hasznos lehet a számlaszám és a kiállítás dátuma. A könyvelődnek azt is jelezd, hogy pontosan miben látsz eltérést. Így nem kell újra végigkeresni a teljes időszakot. **A lekérdezést érdemes rendszeresen megismételni.** Az ellenőrzés gyakoriságát és a további teendőket a saját működésedhez igazítsd, a számviteli és adózási kérdéseket pedig egyeztesd a könyvelőddel. ### Így segít az APPON Core Az APPON Core-ban a cégnél megadhatod a NAV technikai felhasználó nevét, jelszavát, aláírókulcsát és cserekulcsát. A rendszer óránként letölti a cégnek kiállított számlákat egy külön listába. Ellenőrzés után egy gombbal a bejövő számlák közé helyezheted őket, ahonnan a jóváhagyás, az utalás és a teljesítés következhet. Az APPON Core a más rendszerben, a cég nevében kiállított kimenő számlákat is letölti, PDF nélkül. Ezekre nem indít sztornót vagy helyesbítést. A NAV-tól letöltött számlák tételeihez költséghely-javaslatot is ad. A részleteket a [NAV Online Számla funkció oldalán](/funkciok/nav-online-szamla) találod. ## Nézd meg a saját adataiddal. Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok. [Demót kérek](/kapcsolat)