# NAV Online Számla lekérdezés: hiányzó számlák | APPON Core

> A NAV Online Számla lekérdezés segít észrevenni a hiányzó bejövő számlákat. Mutatjuk, hogyan alakíts ki rendszeres egyeztetést.

Egy beszállító szerint elküldte a számlát, de a cégnél senki sem találja. Az is lehet, hogy csak a fizetési emlékeztetőnél derül ki: egy bejövő számla kimaradt a feldolgozásból. A NAV Online Számla lekérdezés segíthet észrevenni az ilyen eltéréseket. A lekérdezés azonban csak a kiindulópont: az adatokat össze kell vetned a cégnél rendelkezésre álló bizonylatokkal.

### Miért látszik egy számla a NAV-ban, ha nálatok nincs meg?

A számla útja több ponton is megszakadhat a kiállító és a pénzügy között. Például:

- Az e-mail a levélszemétbe került, vagy egy már nem használt címre érkezett.
- A számlát egy kolléga kapta meg, de nem továbbította a pénzügynek.
- A papíralapú bizonylatot az vette át, aki az árut vagy a szolgáltatást átvette, és nála maradt.
- A csatolmány megérkezett, de nem mentették el a szokásos helyre.
- A beszállító rossz kapcsolattartónak küldte a számlát.

Nem minden eltérés jelent ténylegesen elveszett számlát. Előfordulhat, hogy a bizonylat már megvan, csak más néven vagy más mappában került tárolásra. Az is lehet, hogy egy helyesbítés vagy sztornó miatt nem egyértelmű, melyik adatot kell keresni.

**A NAV-nál látható adat és a cégnél kezelt számla nem ugyanaz.** A lekérdezés segít azonosítani, mi hiányozhat, de a bizonylatot és az ügylet részleteit külön is ellenőrizned kell.

### Mi a kockázata egy hiányzó bejövő számlának?

Ha a számla nem jut el a megfelelő emberhez, a fizetési határidő is észrevétlen maradhat. Ebből késedelmes fizetés, beszállítói egyeztetés vagy fizetési emlékeztető lehet. A pénzügyi tervezés is pontatlanná válik, ha egy várható kiadás nem szerepel a nyilvántartásban.

A hiányzó bizonylat a könyvelő munkáját is nehezíti. Egy felmerült költség kimaradhat az átadott anyagból, amíg nem sikerül tisztázni és pótolni a számlát. Arról, hogy az adott számlával számviteli vagy adózási szempontból mi a teendő, egyeztess a könyvelőddel.

Az eltérés fordítva is fontos jelzés lehet: ha olyan számlát látsz, amelyet senki sem ismer fel, ne indíts fizetést pusztán azért, mert megjelent a lekérdezésben. Előbb tisztázd, ki rendelte meg a terméket vagy szolgáltatást, és valóban a cégedhez tartozik-e az ügylet.

### Hogyan vesd össze a NAV adatait a saját nyilvántartásoddal?

Válassz ki egy időszakot, majd nézd át az arra vonatkozó NAV-adatokat és a cégnél rögzített bejövő számlákat. Ha a lekérdezés menetében kell segítség, olvasd el a [NAV Online Számla lekérdezés lépéseit](/blog/nav-online-szamla-lekerdezes).

Az egyeztetéshez használj olyan adatokat, amelyek alapján a számla egyértelműen azonosítható:

1. **Beszállító neve:** kitől származik a számla?
2. **Számlaszám:** megtalálható-e ugyanez a bizonylat a céges nyilvántartásban?
3. **Dátumok:** milyen időszakhoz kapcsolódik a számla, és mikor esedékes a fizetés?
4. **Összeg és pénznem:** egyeznek-e az adatok a rendelkezésre álló bizonylattal?
5. **Kapcsolódó ügylet:** van-e rendelés, átvételi információ vagy más belső visszaigazolás?

Ne csak a beszállító neve és az összeg alapján dönts. Ugyanattól a partnertől több, hasonló értékű számla is érkezhet. A számlaszám segít elkerülni, hogy egy meglévő bizonylatot tévesen hiányzónak tekints, vagy ugyanazt kétszer rögzítsd.

Az egyeztetésnél arra is figyelj, hogy a lekérdezés és a céges nyilvántartás frissítése nem feltétlenül ugyanabban a pillanatban történik. Egy frissen beérkezett számla még feldolgozás alatt lehet. Jelöld az ilyen tételeket ellenőrzésre, és később térj vissza rájuk.

### Mit tegyél, ha eltérést találsz?

Először állapítsd meg, pontosan mi hiányzik. Lehet, hogy csak a céges mappában nincs meg a számla, miközben a pénzügyi nyilvántartásban már szerepel. Az is lehet, hogy a bizonylat megérkezett, de még nem rögzítették.

#### Keresd meg a számlát a cégen belül

Nézd át a központi pénzügyi postafiókot, a levélszemetet és a szokásos dokumentumtárolót. Kérdezd meg azt a kollégát is, aki a beszállítóval kapcsolatban áll, vagy aki a terméket, szolgáltatást átvette.

Ha gyakran több helyre érkeznek a bizonylatok, érdemes egy közös átvételi pontot kijelölni. A belső folyamatot segíti, ha mindenki tudja, hová továbbítsa a hozzá érkező számlát, és ki foglalkozik vele utána.

#### Egyeztess a beszállítóval

Ha a számla továbbra sincs meg, kérd el a beszállítótól, és add meg az azonosításhoz szükséges adatokat. Kérdezz rá arra is, hová küldte eredetileg. Így nemcsak az elveszett számla kerülhet elő, hanem a következő hasonló hiba is megelőzhető.

Ha az összeg, a partner vagy az ügylet nem ismerős, előbb tisztázd az eltérést. Ellenőrizd azt is, kapcsolódik-e a számlához helyesbítő vagy sztornó bizonylat. Kétség esetén vond be a könyvelődet.

#### Rögzítsd, mire jutottál

Az eltérések mellé írd fel, ki vizsgálja az ügyet, mi a következő lépés, és mikorra érdemes visszatérni rá. Például jelezheted, hogy a számlát bekérted a beszállítótól, vagy az átvételt igazoló kolléga válaszára vársz.

Amikor a bizonylat megérkezik, ellenőrizd, hogy nem szerepel-e már a nyilvántartásban. Ezután a céges folyamat szerint kerüljön jóváhagyásra, fizetésre és a könyvelőhöz. A dokumentumok rendezéséhez az [iktató programokról szóló útmutató](/blog/iktato-program) is ad szempontokat.

### Hogyan legyen rendszeres a NAV Online Számla lekérdezés?

Az egyszeri ellenőrzés hasznos, de önmagában nem akadályozza meg, hogy később újabb számlák maradjanak ki. Egyszerűbb a helyzet, ha az egyeztetésnek van felelőse és visszatérő időpontja.

- **Jelölj ki felelőst.** Egy ember nézze át az eltéréseket, akkor is, ha a számlákat többen kezelik.
- **Válassz gyakoriságot.** Kevés bejövő számlánál más ütem lehet megfelelő, mint sok beszállító mellett. A lényeg, hogy az ellenőrzés ne maradjon el hónapokon át.
- **Rögzítsd a vizsgált időszakot.** Így látod, meddig jutottál, és nem kell minden alkalommal elölről kezdeni.
- **Tartsd nyilván a nyitott kérdéseket.** A bekért, de még meg nem érkezett számla ne vesszen el az egyeztetések között.
- **Oszd meg a tapasztalatot a csapattal.** Ha egy partner rendszeresen rossz címre küld, javítsátok a kapcsolattartási adatokat.

Érdemes az egyeztetést a fizetések tervezéséhez és a könyvelőnek történő anyagátadáshoz igazítani. Így hamarabb kiderülhet, ha egy kiadás még nem szerepel a céges nyilvántartásban. A várható kifizetések áttekintéséhez a [pénzügyi tervről és cash flow tervről szóló cikk](/blog/penzugyi-terv-cash-flow) is segítséget ad.

### Így segít az APPON Core

Az APPON Core-ban megadhatod a NAV technikai felhasználó adatait. A rendszer óránként letölti a cégnek kiállított számlákat, és külön listába helyezi őket. Ellenőrzés után egy gombbal átkerülhetnek a bejövő számlák közé, ahonnan a jóváhagyás, az utalás és a teljesítés következhet.

A NAV-tól letöltött számlák tételeihez a rendszer költséghely-javaslatot is ad. A működésről a [NAV Online Számla funkció oldalán](/funkciok/nav-online-szamla) olvashatsz.

## Nézd meg a saját adataiddal.

Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.

[Demót kérek](/kapcsolat)