# Szállítólevél vagy számla: mikor melyik kell? | APPON Core

> Szállítólevél vagy számla? Ismerd meg a két dokumentum szerepét, a gyűjtőszámlázás gyakorlatát és a raktári egyeztetés lépéseit.

A raktárból elindul az áru, a vevő átveszi, majd megérkezik a számla. Egyszerű folyamatnak tűnik, mégis könnyű elveszíteni a kapcsolatot a ténylegesen átadott termékek és a kiszámlázott tételek között.

A **szállítólevél** és a számla másra szolgál. Sok ügyletnél mindkettő hasznos, de nem helyettesítik egymást. Nézzük meg, melyik dokumentumot mire használhatod, és hogyan egyeztetheted őket.

### Szállítólevél vagy számla: mi a különbség?

A szállítólevél az áru átadásához és az árumozgás követéséhez kapcsolódik. Segít rögzíteni, hogy mely termékek és milyen mennyiségben indultak el vagy kerültek átadásra. A raktáros és az átvevő ennek alapján ellenőrizheti a küldeményt.

A számla az értékesítés pénzügyi bizonylata. Az ügylet számlázási adatait, a tételeket és az ellenértéket mutatja. A fizetés és a könyvelés szempontjából ez a dokumentum más szerepet tölt be, mint a szállítólevél.

A különbség röviden:

- **Szállítólevél:** az átadott vagy szállított áruk és mennyiségek követését segíti.
- **Számla:** az ügylet pénzügyi és számlázási adatait tartalmazza.
- **Átvételi visszaigazolás:** segíthet tisztázni, hogy az átvevő mit vett át, illetve jelzett-e eltérést.

Az aláírt átvétel önmagában nem rendezi a számlát, és a kiállított számla sem bizonyítja automatikusan, hogy a vevő az összes árut átvette. A fizetés megtörténtét is külön érdemes követni.

### Mikor segít a szállítólevél?

Szállítólevelet akkor érdemes használni, amikor az áru mozgását a számlától külön is követni szeretnéd. Ez különösen hasznos lehet, ha a kiszállítást és a számlázást más munkatárs végzi, vagy a vevő több részletben kapja meg a rendelését.

Gyakori helyzetek:

- Az áru elindul a vevőhöz, a számla pedig később készül el.
- Egy rendelést több részletben szállítasz ki.
- A vevő rendszeresen vesz át árut, és a felek az elszámolást külön egyeztetik.
- A termékek cégen belül raktárak között mozognak.
- Visszáru érkezik, amelynek mennyiségét és állapotát külön ellenőrizni kell.

Egy raktárak közötti áthelyezés nem ugyanaz, mint egy vevőnek történő értékesítés. Ezért először mindig azt tisztázd, milyen mozgást rögzítesz, és ki az érintett partner. A számlázás szükségességét és módját az adott ügylet alapján egyeztesd a könyvelőddel.

A kitöltés gyakorlati részleteiről külön is olvashatsz: [szállítólevél: mi legyen rajta, és hogyan töltsd ki](/blog/szallitolevel).

### Mikor kerül elő a számla?

A számla az értékesítés elszámolásához kapcsolódik. Akkor is fontos megkülönböztetni a szállítólevéltől, ha a két dokumentum ugyanazon a napon készül el, és ugyanazokat a termékeket sorolja fel.

A számlán szereplő adatok alapján tudod követni, hogy mit és milyen ellenértéken számláztál a vevőnek. A szállítólevél ezzel szemben az árumozgás ellenőrzésében segít. A számlázás módját, időzítését és az adott ügyletre vonatkozó szabályokat egyeztesd a könyvelőddel, vagy nézd meg a NAV tájékoztatóját.

A díjbekérőt se keverd össze a számlával vagy a szállítólevéllel. Más célra használható, és nem az áru átadásának nyilvántartására szolgál. Erről itt találsz gyakorlati áttekintést: [díjbekérő: mi az, mikor küldj, és mi nem](/blog/dijbekero).

### Kiszállítás több részletben: mit ellenőrizz?

Tegyük fel, hogy egy vevő rendelését nem egyszerre adod át. Minden kiszállításnál célszerű külön rögzíteni, hogy mi indult el és mit vett át a vevő. Így később látható, mi teljesült a rendelésből, és mi maradt hátra.

Az egyeztetéshez legyen követhető kapcsolat a rendelés, a szállítólevelek és a számla között. A belső nyilvántartásban például feljegyezheted a dokumentumok azonosítóit és a kapcsolódó partner nevét.

Az átadásnál ellenőrizd az alábbiakat:

1. A megfelelő vevő és szállítási cím szerepel-e a dokumentumon.
2. Az átadott termékek megnevezése és mennyisége egyezik-e a nyilvántartással.
3. Az átvevő jelzett-e sérülést, hiányt vagy más eltérést.
4. A különbséget mindkét fél számára visszakereshetően rögzítettétek-e.
5. A raktári mozgás és a későbbi számlázás ugyanabból az egyeztetett adatból indul-e ki.

Ha az átadás eltér a tervezett kiszállítástól, ne hagyd az eltérést egy szóbeli megjegyzésben. Rögzítsd, mi történt, és add tovább annak is, aki a számlát készíti.

### Gyűjtőszámla szállítólevelek alapján

Visszatérő szállításoknál gyakorlati megoldás lehet, hogy a felek több átadást együtt számolnak el. Ilyenkor a szállítólevelek segíthetnek összegyűjteni és ellenőrizni, mely tételek kerüljenek a gyűjtőszámlára.

Ez nem azt jelenti, hogy a szállítólevelek önmagukban számlává válnak. A számla elkészítése előtt egyeztetni kell a dokumentumokat, a tényleges átadásokat és az esetleges visszárukat is. A gyűjtőszámla alkalmazhatóságát és szabályait egyeztesd a könyvelőddel.

Az előkészítéshez alakíts ki egy egyszerű munkarendet:

- Gyűjtsd össze az adott elszámoláshoz tartozó szállítóleveleket.
- Ellenőrizd, hogy mind ugyanahhoz a vevőhöz és a megfelelő ügylethez kapcsolódik-e.
- Vesd össze a tételeket az átvételi visszajelzésekkel.
- Nézd át a hiányokat, a téves tételeket és a visszárukat.
- Egyeztesd az árakat és a kedvezményeket a vevővel kötött megállapodás alapján.
- Tedd visszakereshetővé, mely szállítóleveleket vetted figyelembe a számla előkészítésekor.

Ha ugyanaz a szállítólevél több helyen is szerepel a belső listákon, könnyen kétszer kerülhet be az elszámolásba. Jelöld ezért az egyeztetés során, mely dokumentumokat dolgoztad már fel.

### Így maradjon összhangban a raktár és a számla

A raktári nyilvántartás és a számla közötti eltérés gyakran apró változással kezdődik. Egy tételt kicserélnek, a vevő kevesebbet vesz át, vagy a visszáru csak később jut el a pénzügyeshez. A megoldás nem pusztán a dokumentumok tárolása, hanem a változások következetes átadása.

#### Legyen közös hivatkozás

Használj olyan azonosítókat, amelyek alapján a rendelés, a raktári mozgás, a szállítólevél és a számla összekereshető. Ha egy számlához több átadás tartozik, mindegyiket tedd visszakereshetővé. Így egy vevői kérdésnél nem kell emlékezetből összerakni a történteket.

#### Ugyanazokat a tételeket egyeztesd

Hasonlítsd össze a termékek megnevezését, cikkszámát, mennyiségét és mértékegységét. Nézd meg az árakat és a kedvezményeket is ott, ahol ezek szerepelnek. Ha a raktári és a számlázási megnevezés eltér, legyen egyértelmű, hogy ugyanarról a termékről van szó.

#### Jelöld a visszárut és a korrekciót

A visszaérkezett áru raktári kezelése és a számla esetleges módosítása két külön feladat. Előbb tisztázd, mi érkezett vissza és milyen állapotban. Ezután egyeztesd a pénzügyi teendőket a könyvelőddel. Ne abból indulj ki, hogy az egyik dokumentum javítása automatikusan rendezi a másikat is.

#### Rendszeresen nézd át a nyitott tételeket

Érdemes időről időre átnézni azokat a kiszállításokat, amelyekhez még nem találtál számlát, valamint azokat a számlákat, amelyek mögött nem egyértelmű a kapcsolódó átadás. Az eltérés nem feltétlenül hiba, de érdemes utánajárni, mielőtt egy vevői egyeztetésnél kerül elő.

Ha a nyilvántartott és a tényleges készlet sem egyezik, a számlák ellenőrzése mellett a készleteltérést is vizsgáld meg. Ehhez segítséget ad a [leltár lépéseit bemutató útmutató](/blog/leltar-lepesrol-lepesre).

### Így segít az APPON Core

Az APPON Core [raktárkezelő programjában](/funkciok/raktarkezelo-program) a raktári bizonylatok szállítólevélként kinyomtathatók. Ha egy raktári mozgáshoz nincs számla, az egy gombbal kiállítható.

A rendszerben bevételezést, kiadást és raktárak közötti áthelyezést is rögzíthetsz, a visszáru pedig egy gombbal kezelhető. A készletet adott napra és raktárra is megtekintheted, mennyiséggel és értékkel.

## Nézd meg a saját adataiddal.

Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.

[Demót kérek](/kapcsolat)