Jelenléti ív papíron vagy online: mire figyelj
A jelenléti ív vezetése addig tűnik egyszerűnek, amíg mindenki ugyanott dolgozik, és minden adat időben a helyére kerül. Egy elveszett lap, egy utólag beírt munkanap vagy egy nem egyeztetett szabadság azonban gyorsan bizonytalanságot okozhat. A papíralapú és az online vezetés is működhet, ha világos, ki mit rögzít, ki ellenőrzi, és hol található a végleges változat.
Mielőtt formátumot választasz, gondold át, mire használjátok a nyilvántartást. Más adatokra lehet szükség a szabadságok áttekintéséhez, mint a tényleges munkaidő pontos rögzítéséhez. A kettő összefügg, de nem ugyanaz.
Tisztázd a csapattal, hogy hol szerepelnek a munkanapok, a távollétek és az esetleges eltérések. Legyen egyértelmű az is, ki adja tovább az ellenőrzött adatokat a bérszámfejtéshez. A nyilvántartás tartalmát és a cégedre vonatkozó elvárásokat egyeztesd a könyvelőddel vagy a bérszámfejtőddel.
Ha először a tartalmat szeretnéd átgondolni, olvasd el ezt is: Jelenléti ív: mi legyen benne, és hogyan vezesd egyszerűen.
A papír előnye, hogy könnyen bevezethető. Nem kell hozzá új rendszer, és azoknak is kézre állhat, akik munkájuk során ritkán ülnek számítógép elé. Egy kisebb, egy helyen dolgozó csapatnál jól működhet, ha az íveknek állandó helyük és felelősük van.
A nehézség akkor jelentkezik, amikor több helyszínről kell összegyűjteni a lapokat. Az ív elkallódhat, megsérülhet, vagy nem jut el időben ahhoz, aki ellenőrzi. A javítások is félreértést okozhatnak, ha nem látható, ki és miért változtatott egy bejegyzésen.
Papírnál érdemes előre tisztázni:
A lefotózott vagy beszkennelt lap segíthet a továbbításban, de figyelj arra, hogy ne keringjen több, egymástól eltérő változat. A tárolás és a hozzáférés módját is érdemes átbeszélni a könyvelőddel.
Az online jelenléti ív előnye, hogy a kijelölt munkatársak különböző helyekről is elérhetik az adatokat. Nem kell minden alkalommal a papírlapokat összegyűjteni, és könnyebb lehet megtalálni az ellenőrzéshez szükséges információt.
Az online forma önmagában nem teszi pontossá a nyilvántartást. Ha senki nem felel a hiányzó bejegyzések ellenőrzéséért, ugyanúgy későn derülhet ki az eltérés. A hozzáféréseket is át kell gondolni, mert a munkatársak távolléti adatai nem tartoznak mindenkire.
Választás előtt ezeket a kérdéseket tedd fel:
A szabadságok kezelése nem feltétlenül jelent munkaidő-nyilvántartást. Ha a kezdési és befejezési időpontokra vagy a ledolgozott órákra is szükséged van, erre külön kérdezz rá a választásnál.
A szabadság nyilvántartás akkor segíti a napi munkát, ha a kérés, a döntés és a távollét rögzítése összhangban van. Egy munkatárs jelezheti, hogy szeretne távol lenni, de a tervezett napot ne kezeld automatikusan jóváhagyott szabadságként.
Állapodjatok meg abban, hogyan történik a kérés, ki dönt róla, és hogyan kap visszajelzést a munkatárs. Az ellenőrzésnél vesd össze a jóváhagyott távolléteket azzal, ami a jelenléti íven szerepel. Ha eltérés van, az érintettel és a felettesével tisztázzátok, mielőtt az adatot továbbadjátok.
A betegség és más távollétek rögzítésének módját is érdemes előre megbeszélni. Csak azok férjenek hozzá a részletekhez, akiknek erre a munkájukhoz szükségük van. Ha bizonytalan vagy a kezelésben, egyeztess a könyvelőddel vagy a bérszámfejtőddel.
Az átállás nem azzal kezdődik, hogy kiválasztasz egy felületet. Először nézd meg, hogyan dolgoztok most, és hol vesznek el az információk. Az alábbi lépések segítenek abban, hogy a váltás után se maradjanak tisztázatlan adatok.
Írd össze, ki tölti a jelenléti ívet, ki hagyja jóvá a szabadságot, és ki adja át az adatokat a bérszámfejtéshez. Kérdezd meg az érintetteket, hol szokott elakadni a munka. Lehet, hogy nem a papír a fő gond, hanem az, hogy nincs kijelölt ellenőrző.
Válaszd külön a szabadságkérések, a betegséggel kapcsolatos távollétek és a munkaidő adatait. Ellenőrizd, hogy a választott megoldás mindegyik szükséges adatot kezeli-e. Ha nem, jelöld ki, hol vezetitek a fennmaradó információkat, és ki egyezteti őket.
Az átállás előtt nézd át a folyamatban lévő szabadságkéréseket és a már jóváhagyott távolléteket. A bizonytalan adatokat az érintettekkel tisztázd. A régi papírokat ne dobd ki pusztán azért, mert elindult az online vezetés: a tárolásukról egyeztess a könyvelőddel.
Mondd el a munkatársaknak, mikortól melyik felületet használják, és kihez fordulhatnak hiba esetén. Ha az átmenet alatt papíron és online is dolgoztok, határozd meg, melyik az irányadó változat. Így kisebb az esélye, hogy egy módosítás csak az egyik helyre kerül be.
Az első időszak végén hasonlítsd össze a jóváhagyott távolléteket és a továbbadásra szánt adatokat. Kérj visszajelzést attól is, aki a bérszámfejtéshez használja őket. Ha hiányzik egy adat, még a következő időszak előtt döntsétek el, hol és ki fogja rögzíteni.
Ha egy ívnek nincs gazdája, könnyen egy fiókban marad. Jelölj ki felelőst az összegyűjtésére, és alakíts ki állandó tárolási helyet. Az átvételkor ellenőrizd, hogy minden érintett munkatárs lapja megvan-e.
Minél később kerül be egy adat, annál nehezebb felidézni a tényleges történéseket. Kérd meg a munkatársakat, hogy a megbeszélt rend szerint, lehetőleg a változáshoz közel rögzítsenek. A hiányzó bejegyzést ne találgatással pótoljátok, hanem tisztázzátok az érintettel.
Gondot okozhat, ha valaki már biztosnak veszi a távollétet, de a felettese még nem döntött róla. Legyen különbség a kérés és a jóváhagyás között, és a döntés jusson el a munkatárshoz is. A jelenléti ívet az ellenőrzött adatok alapján készítsétek el.
Ha ugyanazt az időszakot több fájlban vagy lapon javítjátok, nehéz megállapítani, melyik a végleges. Jelölj ki egy irányadó nyilvántartást, és beszéljétek meg, hogyan kerülnek bele a javítások. A lezárás előtt azt a változatot ellenőrizd, amelyet valóban továbbadtok.
Az APPON Core webes vállalatirányítási rendszer, böngészőből működik, telepítés nélkül. A Jelenléti ív és szabadság funkcióval szabadság kérhető, a felettes erről e-mailt kap. A kérés lehet elfogadásra váró, elfogadott vagy elutasított. Ha nincs elég szabadnap, a kérés nem menthető.
A rendszerben betegség és betegszabadság is rögzíthető, a szabadság- és betegségadatokból jelenléti ív nyomtatható. A szünnapok és az extra munkanapok is kezelhetők. Az APPON Core nem vezet be- és kilépési időpontokat vagy óraszámokat, és bérszámfejtést sem végez.
Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.