Házipénztár program: mit tudjon, és hogyan válassz?
Egy jó házipénztár program nem csak azt mutatja meg, mennyi készpénz van a kasszában. Segít átlátni, honnan érkezett a pénz, mire ment el, és melyik számlához tartozik egy kifizetés. Akkor hasznos igazán, ha a pénztáros és a pénzügyes ugyanazokból az adatokból dolgozik.
Választás előtt ne csak a funkciók számát nézd. Gondold végig, hány pénztárad van, ki rögzít tételeket, és hogyan jutnak el a bizonylatok a könyvelőhöz. Az alábbi szempontlista ebben segít.
Ha több telephelyen vagy külön célokra tartasz készpénzt, érdemes pénztáranként vezetni a mozgásokat. Így könnyebb összevetni a nyilvántartott összeget az adott helyen ténylegesen meglévő készpénzzel.
Nézd meg, hogy a programban létrehozhatsz-e annyi pénztárat, amennyire szükséged van. Fontos az is, hogy mindegyiknél külön lásd az aktuális egyenleget és a hozzá tartozó tételeket.
Gondold át a napi munkát: ha valaki pénzt rögzít, egyértelműen ki tudja-e választani a megfelelő pénztárat? A külön egyenleg önmagában kevés, ha a tételek könnyen rossz helyre kerülhetnek.
Ha a céged nem csak forintban kezel készpénzt, ellenőrizd, hogyan működik a devizás nyilvántartás. Látszódjon világosan, hogy egy pénztár melyik devizához tartozik, és abban mennyi a rendelkezésre álló összeg.
Kérdezd meg azt is, hogyan jelennek meg a devizás tételek a jelentésekben, és milyen adatokat tudsz átadni a könyvelőnek. Az árfolyamok és a könyvelési kezelés kérdéseit egyeztesd vele. Ne abból indulj ki, hogy minden pénztárkezelő program ugyanúgy kezeli a devizát.
A pénztár mozgásait könnyebb ellenőrizni, ha időszakokra bontod őket. Nézd meg, tudsz-e időszakot nyitni és lezárni, valamint hogy a lezárt és az aktuális adatok jól elkülönülnek-e.
Érdemes előre meghatározni, ki és milyen gyakran egyezteti a nyilvántartást a tényleges készpénzzel. Ha eltérés van, legyen világos, ki vizsgálja meg és hogyan rögzítitek a rendezését. A program segíthet a nyilvántartásban, de a készpénzt ettől még meg kell számolni az egyeztetéshez.
A pénztárkezelés gyakorlati lépéseiről és a gyakori hibákról a házipénztárról szóló útmutatóban olvashatsz bővebben. A cégedre vonatkozó szabályokat egyeztesd a könyvelőddel.
Egy pénztárbizonylat alapján később is érthetőnek kell lennie, milyen pénzmozgást rögzítettetek. Vásárlás előtt nézd meg, hogyan készíthető bevételi és kiadási bizonylat, milyen adatok adhatók meg rajta, és ki tudod-e nyomtatni.
Próbálj ki egy rögzítést: válaszd ki a pénztárat, add meg a tételt és ellenőrizd az elkészült bizonylatot. Figyeld meg, hogy a program jelzi-e, ha hiányzik egy, a munkátokhoz fontos adat.
Arra is kérdezz rá, mi történik hibás rögzítés esetén. Javítható-e a bizonylat, és ha már nem, hogyan lehet rendezni a tévedést? A bizonylatok tartalmát és kezelését egyeztesd a könyvelőddel.
A pénztárjelentés segít egyben átnézni egy időszak bevételeit, kiadásait és egyenlegét. Ellenőrizd, hogy a kiválasztott programból milyen időszakra kérhető le jelentés, és elkülöníthetők-e benne a pénztárak.
A napi munkában a visszakeresés is számít. Ha egy korábbi tétellel kapcsolatban kérdés merül fel, jó, ha nem kell minden bizonylatot egyenként átnézned. Nézd meg, tudsz-e keresni dátum, pénztár vagy más hasznos adat alapján.
Kérj mintát a jelentésből, és mutasd meg annak is, aki az egyeztetést vagy a könyvelési előkészítést végzi. Így még a választás előtt kiderülhet, hogy az adatok a megfelelő formában állnak-e rendelkezésre.
Egy készpénzes számla és a hozzá kapcsolódó pénztári mozgás ugyanahhoz az ügylethez tartozhat. Ha ez a kapcsolat a programban is látható, könnyebb ellenőrizni, hogy melyik számla rendezett, és melyik tételt kell még tisztázni.
Választáskor kérdezd meg:
Ezeket a helyzeteket érdemes bemutatón kipróbálni. Ha a számlák és a pénztár külön rendszerben vannak, kérdezd meg azt is, hogyan kerülnek át az adatok egyikből a másikba, és hol kell kézzel egyeztetni.
A költséghely abban segíthet, hogy ne csak a pénzmozgás összegét, hanem annak célját is átlásd. Például külön csoportosíthatod a különböző tevékenységekhez vagy belső területekhez tartozó tételeket.
Először azt döntsd el, mire szeretnéd használni ezt az adatot. Ha túl sok kategóriát hozol létre, nehezebb lesz következetesen besorolni a kiadásokat. Ha túl kevés van, a jelentés nem biztos, hogy választ ad a kérdéseidre.
Nézd meg, megadható-e költséghely a pénztári tételnél, és készíthető-e belőle áttekintés. Beszéljétek meg a pénzügyessel és a könyvelővel, melyik kategória mit jelent, és ki tartja karban a besorolást.
Nem feltétlenül ugyanaz rögzíti a bizonylatokat, ellenőrzi az egyenleget és készít vezetői jelentést. Ezért nézd meg, milyen jogosultságok állíthatók be, és milyen adatokhoz férhetnek hozzá a különböző munkatársak.
Választás előtt írd össze, ki mit csinál a pénztárral. Ki rögzíthet bevételt vagy kiadást? Ki zárja az időszakot? Ki nézheti meg a jelentéseket? A választott rendszer jogosultságait ezekhez a feladatokhoz érdemes mérni.
Arra is gondolj, mi történik helyettesítéskor vagy egy munkatárs távozásakor. Legyen kijelölt felelőse a hozzáférések felülvizsgálatának.
Egy önálló házipénztár program megfelelő lehet, ha elsősorban a készpénzmozgásokat szeretnéd nyilvántartani. Egy ERP ennél több területet kapcsolhat össze. A pénztári adatok mellett a számlák, banki tételek és pénzügyi riportok is egy rendszerben lehetnek elérhetők.
Ez akkor lehet hasznos, ha gyakran kell külön nyilvántartások között egyeztetned. A kapcsolatok révén könnyebb lehet követni egy számla rendezését és áttekinteni a pénzügyi helyzetet. A pontos lehetőségek rendszerenként eltérnek, ezért a saját folyamataiddal ellenőrizd őket.
Ha még nem tudod, szükséged van-e ilyen összekapcsolásra, olvasd el azt is, mi az ERP, és mikor érheti meg egy KKV-nak.
Az APPON Core böngészőből működő vállalatirányítási rendszer. A házipénztár és bank funkcióban több pénztárt kezelhetsz, mindegyiket egy devizában. Az időszakokat nyithatod és zárhatod, és készíthetsz időszaki pénztárjelentést. A Vállalat csomagban több deviza kezelhető.
A bevételi és kiadási pénztárbizonylatokhoz tételek és költséghely adható, a bizonylat PDF-ben nyomtatható. Rögzíteni csak nyitott időszakba lehet, nyomtatás után a bizonylat már nem módosítható. Egy számla több pénztárbizonylattal és banki tétellel is rendezhető. A jogosultságok csoportonként állíthatók.
Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.