Mi az ERP, és mikor éri meg egy KKV-nak?

Egy ideig jól működhet, ha a számlákat egy programban, a készletet és a feladatokat pedig külön táblázatokban kezeled. Ahogy nő a cég, egyre nehezebb lehet követni, melyik adat a friss, és kinek mi a teendője. Ilyenkor érdemes megvizsgálni, segíthet-e egy ERP rendszer.

Mi az ERP közérthetően?

Az ERP, vagyis a vállalatirányítási rendszer olyan szoftver, amely a cég több működési területének adatait és folyamatait kezeli. Ilyen terület lehet a pénzügy, az értékesítés, a raktár vagy a feladatkezelés. A rendszer célja, hogy az egymáshoz kapcsolódó információkat ne kelljen sok külön helyen keresni és újra rögzíteni.

Egy vállalatirányítási rendszerben például az ügyfél adatai, a hozzá kapcsolódó rendelés és a számla is elérhető lehet. Az, hogy ezek pontosan hogyan kapcsolódnak össze, a választott rendszertől függ.

Az ERP nem egyetlen funkciót jelent. Egyes rendszerek szélesebb területet fednek le, mások meghatározott feladatokra koncentrálnak. Ezért nem elég azt kérdezni, hogy van-e egy rendszerben raktár vagy pénzügy. Azt is nézd meg, hogy az adott funkció a te munkamenetedben használható-e.

Miben más, mint egy számlázó vagy egy táblázat?

A számlázó elsődleges feladata a számlák kezelése. Sok KKV számára ez önmagában elegendő, főleg ha kevés kapcsolódó feladatot kell nyomon követni. Attól viszont, hogy egy számla elkészült, még nem feltétlenül látod ugyanott a rendelés állapotát, a raktári készletet vagy az ügyféllel kapcsolatos teendőket.

A táblázat rugalmas eszköz. Gyorsan készíthetsz benne listát, és a saját igényeidre alakíthatod. Nehezebbé válhat azonban a használata, ha többen dolgoznak külön másolatokon, vagy ugyanazt az adatot több fájlban is frissíteni kell.

Az ERP rendszer ezekhez képest több területet kapcsolhat össze:

• Számlázó: a számlázási feladatokra összpontosít.
• Táblázat: rugalmasan alakítható, de az adatok közötti kapcsolatokat sokszor külön kell fenntartani.
• ERP: több üzleti terület adatait és folyamatait kezelheti egy rendszerben.

Ez nem jelenti azt, hogy minden KKV-nak ERP-re van szüksége. Ha a jelenlegi eszközeiddel gyorsan megtalálod a friss adatokat, és kevés az ismétlődő adminisztráció, lehet, hogy egyelőre nincs okod váltani.

Milyen jelek utalnak arra, hogy ideje váltani?

Nem a cég mérete az egyetlen szempont. Inkább azt figyeld, mennyi munkát okoz az információk összegyűjtése és egyeztetése. Érdemes foglalkozni a kérdéssel, ha gyakran tapasztalod az alábbiakat:

• Ugyanazt a partneradatot vagy rendelést több helyre rögzítitek.
• A kollégák egymástól kérdezik meg, hogy melyik fájl a legfrissebb.
• Nehéz megmondani, hol tart egy rendelés vagy egy jóváhagyás.
• A számlák, a banki tételek és a pénztári adatok egyeztetése sok kézi munkával jár.
• A készletet csak külön ellenőrzés után tudod megmondani.
• A feladatok és határidők e-mailekben vagy személyes jegyzetekben maradnak.
• Vezetőként több forrásból kell összeraknod egy-egy pénzügyi vagy működési képet.

Egyetlen jel még nem bizonyítja, hogy új rendszer kell. Írd össze, milyen gyakran fordul elő a probléma, kit érint, és mi a következménye. Lehet, hogy egy feladat felelősének kijelölése vagy egy meglévő folyamat egyszerűsítése is javít a helyzeten.

Mikor éri meg egy ERP rendszer?

Akkor érdemes komolyan számolni vele, ha a várható haszon arányban áll a bevezetés és a használat ráfordításaival. A haszon nem csak pénzben mérhető. Érték lehet az is, ha kevesebbet kell adatokat keresni, könnyebb átadni a feladatokat, vagy gyorsabban észrevesztek egy eltérést.

A döntés előtt vesd össze a következőket:

1. Jelenlegi ráfordítás: mennyi idő megy el az adatok másolására, ellenőrzésére és egyeztetésére?
2. Várható javulás: mely feladatok egyszerűsödhetnek, és ezt mivel tudod majd ellenőrizni?
3. Bevezetési munka: ki készíti elő az adatokat, és ki vesz részt a tesztelésben?
4. Folyamatos költségek: milyen előfizetésekre, kapcsolódó szolgáltatásokra vagy támogatásra lesz szükség?
5. Változás a munkában: a kollégák megtanulják-e és ténylegesen használják-e az új folyamatokat?

Ne csak az előfizetés díját nézd. Egy kedvezőnek tűnő rendszer is sok belső munkát igényelhet, ha nehéz benne kialakítani a szükséges folyamatokat. A várható megtérülést érdemes a saját adataid alapján, a könyvelőddel vagy pénzügyi munkatársaddal átbeszélni. A tervezéshez hasznos lehet a pénzügyi tervről és cash flow tervről szóló útmutató is.

A bevezetés lépései

1. Írd le a mostani működést

Válassz ki néhány fontos folyamatot, például a rendelés teljesítését vagy a bejövő számlák kezelését. Jegyezd fel, hol keletkezik az adat, ki dolgozik vele, és hol adjátok át egymásnak a feladatot. Kérdezd meg az érintett kollégákat is: gyakran ők látják legjobban a napi kerülőutakat.

2. Határozd meg, min szeretnél változtatni

Fogalmazz meg konkrét célokat. Például szeretnéd egy helyen látni a partnerhez kapcsolódó információkat, vagy könnyebben követni a rendelés állapotát. Válaszd külön, mi szükséges az induláshoz, és mi lenne hasznos később. Így kisebb az esélye, hogy a választást olyan funkciók irányítják, amelyeket nem használnátok.

3. Készítsd elő az adatokat

Nézd át a partnereket, termékeket és egyéb átvételre szánt adatokat. Keresd a hiányzó, elavult vagy többször szereplő bejegyzéseket. Egyeztesd a szolgáltatóval, milyen formában vihetők át az adatok, és mit kell kézzel ellenőrizni. A rendezetlen adatokat egy új rendszer önmagában nem javítja ki.

4. Teszteld a fontos munkameneteket

Próbáld végig a napi feladatokat azokkal, akik használni fogják a rendszert. Ne csak az egyes képernyőket nézzétek meg, hanem a teljes folyamatot is: mi történik az adat rögzítésétől a feladat lezárásáig? Írjátok fel, hol akadtok el, és tisztázzátok a kérdéseket az indulás előtt.

5. Kövesd az indulás utáni tapasztalatokat

Jelölj ki felelőst a kérdések összegyűjtésére, és egyeztessetek rendszeresen a használatról. Nézd meg, teljesülnek-e a kitűzött célok, például valóban kevesebb helyen kell-e ugyanazt az adatot keresni. Ha nem, vizsgáljátok meg, a beállításon, a folyamaton vagy a betanításon kell-e változtatni.

Mire figyelj ERP választásakor?

A bemutatón a saját folyamataidból indulj ki. Kérd meg a szolgáltatót, hogy mutassa meg, hogyan kezelhető egy tipikus rendelés, számla vagy jóváhagyás. Ezekre a kérdésekre is keress választ:

• Mely területeket kezeli a rendszer, és ezek hogyan kapcsolódnak egymáshoz?
• Beállítható-e, hogy a különböző munkatársak milyen adatokhoz férjenek hozzá?
• Hogyan lehet a meglévő adatokat átvenni, és milyen formában lehet azokat később kinyerni?
• Milyen külső eszközökkel működik együtt, és az együttműködés pontosan mire terjed ki?
• Milyen segítséget kaptok a bevezetéshez és a mindennapi használathoz?
• Milyen díjak kapcsolódnak a rendszerhez és a szükséges külső szolgáltatásokhoz?

A válaszokat érdemes írásban is összegyűjteni. Ha raktárt kezelsz, külön nézd meg a bevételezés, a kiadás és a leltár menetét. Ehhez segít a raktárkezelő program kiválasztásáról szóló cikk. Ha pedig az ügyfélkapcsolatok követése a fő szempont, olvasd el a CRM rendszerekről szóló útmutatót.

Így segít az APPON Core

Az APPON Core webes vállalatirányítási rendszer, amely böngészőből működik, telepítés nélkül. A rendszerben többek között partnerek, feladatok, pénzügyi adatok és raktári mozgások kezelhetők. A jogosultságok csoportonként állíthatók be.

A számlát a cég saját Számlázz.hu- vagy Számlify-fiókja állítja ki, és a NAV felé az adatszolgáltatást is a számlázó végzi. Az APPON Core a NAV Online Számlából letölti a számlákat. Bankkivonat a támogatott bankok felületéről letöltött fájlból importálható, élő banki kapcsolat nincs.

A rendszer részeit a Funkciók oldalon nézheted át.