ChatGPT és cégadatok: kérdezd az AI-t biztonságosan
Mennyi a lejárt kintlévőség? Melyik költséghelyen nőttek a kiadások? Egy AI-asszisztensnek ilyen kérdéseket is feltehetsz, ha hozzáfér a megfelelő céges adatokhoz. A válasz gyors támpontot adhat, de nem helyettesíti az ellenőrzést. Az is számít, hogy ki kérdezhet, milyen adatokat lát az asszisztens, és mi történik azokkal a válaszadás során.
Az AI-asszisztens hasznos lehet, amikor nem egyetlen bizonylatot keresel, hanem egy összesítésre vagy összehasonlításra vagy kíváncsi. Természetes nyelven kérdezhetsz, majd pontosíthatsz, ha a válasz túl általános.
A használat előtt tisztázd, hogy az asszisztens milyen forrásokból dolgozik. Más választ kaphatsz egy kézzel bemásolt táblázatból, mint egy céges rendszerhez kapcsolt adatkörből. Az eredmény attól is függ, hogy a forrás naprakész és teljes-e.
A vezetői áttekintéshez például ezeket kérdezheted:
A válasz segíthet abban, hogy tudd, hol kezdj utánanézni egy eltérésnek. A pénzügyi helyzet értelmezéséhez azonban nézd meg az alapadatokat is. A tervezéshez kapcsolódó szempontokat a pénzügyi tervről és cash flow tervről szóló cikkben találod.
Nem csak pénzügyi kérdéseket érdemes feltenni. A rendelkezésre álló adatoktól függően ezek is hasznosak lehetnek:
Fontos, hogy az alacsony készlet vagy az elakadás fogalmát is meghatározd. Ha nem adsz szempontot, az asszisztens mást érthet alatta, mint te. A készletadatok ellenőrzéséhez a leltározás lépéseit is érdemes átnézni.
A pontos kérdés csökkenti a félreértések esélyét. Add meg az időszakot, a vizsgált céget vagy területet, és azt is, milyen bontásban szeretnéd látni az eredményt.
Ahelyett, hogy azt kérdezed: „Hogy állnak a számláink?”, kérhetsz ilyet: „Mutasd meg az előző hónap lejárt, nyitott kimenő számláit, partnerenként összesítve.” Ha az asszisztens csak összesítőkhöz fér hozzá, a részletes bizonylatokat külön kell megkeresned a forrásrendszerben.
Az első válasz után pontosíthatsz:
Ha egy fogalom többféleképpen értelmezhető, írd le, mire gondolsz. Például a kintlévőségnél tisztázd, hogy minden nyitott tételre vagy csak a lejárt tételekre vagy kíváncsi.
Az asszisztens félreértheti a kérdést, rosszul értelmezheti az adatokat, vagy magabiztosan fogalmazhat akkor is, amikor nem áll rendelkezésére elég információ. A válasz akkor is félrevezető lehet, ha a forrásban hiányos vagy elavult adat szerepel.
Ellenőrizd különösen ezeket:
Nagyobb pénzügyi döntés előtt nézd meg az eredeti nyilvántartást és a kapcsolódó bizonylatokat. Adózási vagy számviteli kérdésben egyeztesd a választ a könyvelőddel. Az AI-t kezeld segítségként, ne végső döntéshozóként.
A céges adatok között üzleti titkok, partneradatok és magánszemélyekre vonatkozó információk is lehetnek. Már egy számlalista vagy egy feladatleírás is tartalmazhat olyan részletet, amelyet nem szeretnél széles körben megosztani.
Mielőtt adatot másolsz egy ChatGPT- vagy Claude-beszélgetésbe, illetve összekötsz egy asszisztenst a céges rendszerrel, vizsgáld meg:
Ne abból indulj ki, hogy minden AI-szolgáltatás és minden előfizetési vagy munkaterületi beállítás ugyanúgy kezeli az adatokat. Nézd meg a választott szolgáltatás aktuális tájékoztatóját és beállításait. Ha bizonytalan vagy a személyes adatok kezelésében, kérj szakértői segítséget.
A csak olvasási kapcsolat csökkenti annak kockázatát, hogy az asszisztens módosítson, küldjön vagy töröljön adatot a kapcsolaton keresztül. Ettől még érzékeny adatot kiolvashat és megjeleníthet, ezért önmagában nem oldja meg az adatvédelmet.
A hozzáférést igazítsd a munkakörhöz. Aki csak összesített pénzügyi adatokat használhat, annak ne adj szélesebb hozzáférést pusztán azért, mert AI-t szeretne használni. Több cég esetén azt is ellenőrizd, hogy a kérdés és a válasz a megfelelő cégre vonatkozik-e.
Vezetői áttekintéshez gyakran nincs szükség névre, címre vagy más azonosító adatra. Ahol lehet, kérj összesített adatokat, és kerüld a szükségtelen személyes részleteket. Vizsgáld meg azt is, hogy egy összesítésből nem azonosítható-e mégis egy érintett, például ha nagyon kevés adatot tartalmaz.
Hasznos, ha utólag látható, hogy történt-e kapcsolati hívás. Nézd meg, pontosan mit tartalmaz a napló: a hívások ténye, a kérdések és a válaszok nem feltétlenül ugyanúgy jelennek meg benne. A napló ellenőrzésének legyen gazdája a cégen belül.
Időnként vizsgáld felül, kinek van hozzáférése. Ha egy kapcsolatot már nem használtok, vagy egy munkatárs feladata megváltozik, vond vissza a szükségtelen jogosultságot. A visszavonás módját még az első használat előtt érdemes megismerni.
Az APPON Core AI-kapcsolatával a ChatGPT vagy a Claude a felhasználó saját jogosultságaival, az éppen kiválasztott cég összesítőit olvashatja. Az elérhető adatkörök közé tartoznak többek között a számlák, a kintlévőségek, a készlet, a folyamatok és a feladatok. Az asszisztens ezen a kapcsolaton keresztül írni, küldeni és törölni nem tud.
A magánszemély partner neve helyett „Magánszemély” szerepel, más személyes adatai csak összesítve jelennek meg. Az „Utolsó hívások” napló megtekinthető, a kapcsolat egy gombbal visszavonható. Az AI-kapcsolatot alapból csak adminisztrátor használhatja, és a Vállalat csomag része.
Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.