Leltár lépésről lépésre: felkészülés, számlálás, eltérések
A leltár akkor ad használható képet a készletről, ha a raktárban talált mennyiségeket azonos időpontra vonatkozó nyilvántartással hasonlítod össze. Ehhez nem elég végigszámolni a polcokat. Elő kell készíteni a területet, tisztázni kell a feladatokat, és az eltéréseknek is utána kell járni.
Az alábbi útmutató végigvezet a leltározás gyakorlati menetén, a raktár rendbetételétől az utólagos egyeztetésig.
Először döntsd el, melyik raktárra, tárolóhelyre és készletkörre terjed ki a számlálás. Gondolj azokra a tételekre is, amelyek nem a megszokott polcon vannak: például a selejtnek félretett, visszáruzott vagy ideiglenesen elkülönített árukra.
Jelölj ki egy időpontot és egy felelőst. A felelős feladata lehet a számláló párok beosztása, a leltárívek kiosztása és az eltérések összegyűjtése. Érdemes előre megbeszélni azt is, ki dönt a vitás esetekben.
A tervezésnél ezeket tisztázd:
A leltár időzítésével és a számviteli elszámolással kapcsolatos kérdéseket egyeztesd a könyvelőddel.
A számlálás előtt járd be a területet. A hasonló termékek, a különböző kiszerelések és a több helyen tárolt tételek könnyen összekeverhetők. Tedd egyértelművé, melyik áru melyik tárolóhelyhez tartozik, és ahol lehet, rendezd össze az azonos tételeket.
Nézd meg, hogy a polcok, dobozok és termékek jelölései olvashatók-e. Különítsd el a sérült, selejtezésre váró vagy visszaküldött árut. Jelöld azt is, ha valamelyik készlet másik raktárba vagy külön kezelés alá tartozik. Így a számlálók nem találgatás alapján döntenek a helyszínen.
Hasznos, ha a raktárt bejárható szakaszokra osztod. A beosztás alapján követhető, melyik polcot, állványt vagy helyiséget nézte már át egy pár. Ez csökkenti annak esélyét, hogy egy terület kimaradjon vagy kétszer szerepeljen.
A leltár összehasonlítása csak akkor értelmezhető, ha a számolt készlet és a nyilvántartás ugyanarra az időpontra vonatkozik. A számlálás előtt nézd át a még feldolgozásra váró bevételezéseket, kiadásokat, visszárukat és raktárak közötti áthelyezéseket.
Ha megoldható, a kijelölt területen a számlálás idejére szüneteltessétek a mozgásokat. Ha ez nem lehetséges, minden érintett mozgást külön rögzítsetek: mi változott, melyik területen és mikor. Így az egyeztetésnél látható lesz, hogy az adott tételt a mozgás előtt vagy után számoltátok-e meg.
Az árukhoz tartozó bizonylatok áttekintése segíthet tisztázni, hogy egy beérkezés vagy kiadás már megjelent-e a nyilvántartásban. A szállítólevél kitöltéséről szóló útmutatóban a bizonylat gyakorlati használatáról olvashatsz.
A leltárív arra szolgál, hogy a számlálók egységesen rögzítsék, mit és hol találtak. Lehet papíralapú vagy elektronikus, a lényeg, hogy a kitöltött adatok később visszakereshetők és összehasonlíthatók legyenek.
Egy használható leltáríven érdemes helyet adni ezeknek:
A mértékegységre külön figyelj. Nem mindegy, hogy egy tételt darabban, csomagban vagy más egységben tartotok nyilván. Ha a számlálók eltérő egységet találnak a helyszínen, jegyezzék fel, mit számoltak és hogyan jutottak a rögzített mennyiséghez.
Előre döntsétek el, hogy a számlálók látják-e a nyilvántartott mennyiséget. Ha azt szeretnéd, hogy ne befolyásolja őket a korábbi adat, először csak a ténylegesen talált mennyiséget rögzítsék, és utána következzen az összehasonlítás.
Páros munkánál az egyik ember számolhat, a másik pedig ellenőrizheti és rögzítheti az adatot. Beszéljétek meg, ki melyik területért felel, és hogyan jelölitek a már átnézett helyeket. A párok haladjanak ugyanabban az irányban, így könnyebb követni a munkát.
A számlálás során ne csak a mennyiséget nézzétek. Ellenőrizzétek a termék azonosítóját, a kiszerelést és a tárolóhelyet is. Ha ugyanaz a tétel több helyen található, minden helyszín mennyiségét külön jegyezzétek fel. Az összesítést ezután végezzétek el.
Ha egy doboz tartalma nem ellenőrizhető egyértelműen a jelölés alapján, nézzetek bele. Ha egy termék sérült vagy nem azonosítható, ne soroljátok be találomra. Írjatok megjegyzést, és kérjetek segítséget a leltár felelősétől.
A nullát is rögzítsétek, ha egy keresett tételből nem találtok készletet. Így később megkülönböztethető, hogy a területet ellenőriztétek, vagy egyszerűen kimaradt a számlálásból.
Miután minden kijelölt területet átnéztetek, vesd össze a számolt mennyiségeket a leltár időpontjára vonatkozó nyilvántartással. Jelöld külön, ahol kevesebbet vagy többet találtatok, mint amennyi a nyilvántartásban szerepel.
Az eltérés még nem mondja meg az okát. Először érdemes újraszámolni az érintett tételt, lehetőleg úgy, hogy az első eredmény ne befolyásolja az ellenőrzést. Nézd meg a termékazonosítót és a mértékegységet is, majd keresd meg a kapcsolódó készletmozgásokat és bizonylatokat.
Az egyeztetésnél segíthetnek ezek a kérdések:
Az első és az ellenőrzött eredményt is érdemes megőrizni a megjegyzésekkel együtt. Ha az eltérés oka nem tisztázható azonnal, jelöld meg, ki vizsgálja tovább. A lehetséges következő lépésekről a leltárhiány és leltártöbblet kezeléséről szóló cikkben olvashatsz.
A végén gyűjtsd össze a kitöltött leltáríveket, az újraszámlálások eredményeit és az eltérésekhez tartozó magyarázatokat. Ellenőrizd, hogy minden kijelölt terület szerepel-e az összesítésben, és van-e felelőse a nyitott kérdéseknek.
A szükséges készletkorrekciókat az egyeztetés után, a cég belső munkamenete szerint rögzítsd. A számviteli elszámolásról egyeztess a könyvelőddel. Az iratokat és megjegyzéseket úgy őrizd meg, hogy később is visszakereshető legyen, hogyan jutottatok az eredményre.
A lezárás arra is jó alkalom, hogy javíts a napi működésen. Ha nehéz volt azonosítani a tételeket, pontosítsd a jelöléseket. Ha a mozgások rögzítése okozott gondot, beszéljétek át, mikor és ki vezeti fel azokat. A következő leltár így átláthatóbb lehet.
Az APPON Core raktárkezelő programjában nyomtatható leltárív áll rendelkezésre. Leltározáskor látható a rendszer szerinti készlet, a számolt mennyiség és a változás. Mentéskor a rendszer az eltérésre automatikus korrekciós raktármozgást hoz létre.
A rendszerben adott napra és raktárra is lekérdezheted a készletet, mennyiséggel és értékkel. A raktári mozgások között bevételezés, kiadás, raktárak közötti áthelyezés és selejtezés is rögzíthető.
Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.