Pénzügyi terv és cash flow terv egyszerűen, lépésről lépésre
Egy vállalkozás akkor is kerülhet szorult helyzetbe, ha sok a megrendelése. Elég, ha a vevők később fizetnek, mint ahogy a beszállítókat rendezned kell. A pénzügyi terv segít átlátni a várható bevételeket és kiadásokat. A cash flow terv pedig megmutatja, mikor érkezhet meg és mikor távozhat a pénz.
A tervezéshez nem kell rögtön bonyolult táblázat. Indulj havi bontásban, a meglévő adatokból. Utána rendszeresen vesd össze az elképzeléseidet a tényleges eredményekkel.
A pénzügyi terv összefoglalja, milyen bevételekre és költségekre számítasz egy időszakban. Segít végiggondolni, miből lesz bevételed, és mire kell költened. Készíthetsz éves tervet, de érdemes hónapokra bontani, hogy lásd az időszakok közötti eltéréseket.
A cash flow terv a pénzmozgásra koncentrál. Azt mutatja, hogy várhatóan mikor folyik be a pénz, és mikor kell fizetned. A számla kelte, a teljesítés és a tényleges fizetés nem feltétlenül esik ugyanarra a hónapra.
Egy elvégzett munkához kapcsolódó bevételt például megtervezhetsz arra az időszakra, amikor a munka elkészül. A cash flow tervbe viszont arra a hónapra tedd a várható beérkezést, amikor az ügyfél fizetésére számítasz. Az adózási és számviteli besorolást egyeztesd a könyvelőddel.
Gyűjtsd össze azokat az információkat, amelyekből a következő hónapokra következtethetsz. Nem kell minden bizonytalanságot előre megszüntetned, de jelöld, mi alapul már ismert megállapodáson, és mi csak becslés.
Hasznos kiindulópont lehet:
A nyitott számlák áttekintésekor ellenőrizd, hogy minden bizonylat megvan-e. A NAV Online Számla lekérdezéséről szóló útmutató ehhez ad támpontokat. A lejárt követeléseknél ne feltételezd automatikusan, hogy a pénz azonnal megérkezik. A várható beérkezést a rendelkezésedre álló információk alapján becsüld meg.
Sorold fel, miből vársz bevételt. Érdemes külön kezelni a már egyeztetett munkákat, a rendszeres értékesítést és a még bizonytalan lehetőségeket. Így nem mosódik össze a biztosabb és a becsült rész.
A bevételeket a vállalkozásodhoz illő csoportokba rendezheted, például szolgáltatások, termékértékesítés vagy projektek szerint. Minden tételnél írd fel:
A díjbekérő elküldése önmagában nem jelenti azt, hogy a pénz meg is érkezett. A tervezésnél a fizetés várható időpontjával számolj. Ha szeretnéd tisztázni, mire használható ez a bizonylat, olvasd el a díjbekérőről szóló cikket.
A kiadásoknál különítsd el a rendszeres és az eseti tételeket. A rendszeres tételek közé kerülhet például a bérleti díj, az előfizetés vagy a személyi jellegű ráfordítás. Az eseti tételek között szerepelhet egy beszerzés, javítás vagy beruházás.
Nézd át a korábbi kifizetéseket is. Így könnyebben észreveszed azokat a kisebb tételeket, amelyek egyenként nem feltűnőek, együtt viszont már érdemben befolyásolják a tervet. A várható adókat és járulékokat a könyvelőddel egyeztetett időponttal tervezd.
A pénzügyi tervben és a cash flow tervben is következetesen kezeld az ÁFÁ-t. A pénzmozgásnál a ténylegesen fizetendő vagy beérkező összeget vedd figyelembe. Az ÁFA elszámolásának tervezéséhez kérj segítséget a könyvelődtől.
A cash flow tervhez hónaponként rendezd el a várható pénzmozgásokat. Használhatsz egyszerű táblázatot, amelyben minden hónap külön oszlopot kap. A sorokba az alábbiak kerülhetnek:
A következő hónap tervezett nyitó egyenlege az előző hónap tervezett záró egyenlege. Ha több bankszámlát vagy pénztárat összesítve kezelsz, a köztük történő átvezetést ne számold új bevételnek vagy kiadásnak. Így nem torzítja az összesített pénzmozgást.
Az egyenleg csak annyira megbízható, amennyire a mögötte álló feltételezések. Ha egy nagyobb vevői fizetés bizonytalan, készíts mellé egy másik változatot is későbbi beérkezéssel. Ez segít felismerni, hogy szükség lehet-e tartalékra vagy a kifizetések átütemezésére.
Egy szolgáltató vállalkozás elvégez egy ügyfélmunkát, és elküldi a számlát. A munkához kapcsolódó alvállalkozói díjat hamarabb kell rendeznie, mint amikor az ügyfél várhatóan fizet.
A pénzügyi tervben a vállalkozás a munkához kapcsolódó bevételt és költséget is szerepelteti. A cash flow tervben az alvállalkozó kifizetését a várható fizetés hónapjához, az ügyfél beérkező utalását pedig egy későbbi hónaphoz írja.
A tervből így láthatóvá válik, hogy a két pénzmozgás közötti időszakban szükség lehet tartalékra. Ha az ügyfél késik, a vállalkozás módosíthatja a várható beérkezés időpontját, és újra átnézheti a következő kifizetéseket.
Hónap végén rögzítsd a tényleges bevételeket, költségeket és pénzmozgásokat a megfelelő tervsorok mellé. A pénzügyi tervet a választott bevételi és költségszemlélet szerint értékeld. A cash flow tervet a valóban beérkezett és kifizetett összegekkel hasonlítsd össze, ne pusztán a kiállított számlákkal.
Minden jelentősebb eltérésnél tedd fel ezeket a kérdéseket:
Az eredeti tervet érdemes megőrizni, és mellette frissíteni a következő hónapok előrejelzését. Így később is látod, miből indultál ki, miközben a döntéseidet már az új információk alapján hozhatod meg.
A költséghely segít megjelölni, hogy egy bevétel vagy kiadás a vállalkozás mely területéhez kapcsolódik. Lehet költséghely egy projekt, üzletág, telephely vagy más, számodra fontos egység. A lényeg, hogy olyan bontást válassz, amely alapján valóban hozol döntéseket.
Ha például projektenként használod a költséghelyeket, összevetheted az adott munkához rendelt bevételeket és költségeket a tervvel. Ebből kiderülhet, hol tért el a beszerzés vagy az alvállalkozói munka a várakozástól.
Előre döntsd el, hogyan osztod fel a több területet érintő közös költségeket. Használj következetes szabályt, és kerüld el, hogy ugyanazt a tételt teljes összegben több helyre is beszámítsd. Kezdetnek néhány jól elkülöníthető költséghely is elegendő lehet.
A havi tervet legalább havonta nézd át. Ha sok a bizonytalan fizetés vagy szűkös a pénztartalék, a következő hetek várható beérkezéseit és kifizetéseit ennél gyakrabban is ellenőrizd. A havi bontás mellett a közeli fizetési időpontokat is érdemes külön áttekinteni: a hónap végi pozitív egyenleg önmagában nem mutatja meg, hogy közben minden számlára jut-e pénz.
Jelölj ki felelőst az adatok összegyűjtésére és az eltérések átbeszélésére. A terv akkor segít igazán, ha a friss információk alapján lépsz is, például egyeztetsz egy késő vevővel vagy felülvizsgálsz egy tervezett beszerzést.
Az APPON Core webes vállalatirányítási rendszerben bevételi és kiadási tervtételeket rögzíthetsz. A tételek lehetnek egyszeriek vagy napi, heti, havi, illetve éves ismétlődésűek, devizával és ÁFÁ-val megadva.
A pénzügyi riportok között számla-, pénztár-, bank- és pénzügyi tétel riportot találsz. A költséghely-riport bevételt, költséget, egyenleget és kalkulált ÁFÁ-t mutat. A kontrolling adatelemzést és célértékkel megadott eredményjelzőket is támogat. Részletek: Pénzügyi terv és kontrolling.
Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.