Díjbekérő: mi ez, mikor küldd, és mi nem helyettesíthető vele?
A díjbekérő egy praktikus fizetési tájékoztató. Segítségével megadhatod a partnerednek, mekkora összeget vársz, milyen fizetési határidővel és hová kérheted az utalást. Különösen hasznos, ha a munka megkezdése vagy az áru átadása előtt kérsz pénzt.
Fontos különbség, hogy a díjbekérő nem számla, és nem igazolja azt sem, hogy a partner fizetett. Nézzük meg, mikor érdemes használni, mit írj rá, és hogyan kezeld a fizetés után.
A díjbekérő olyan dokumentum, amelyben fizetésre kéred a partneredet. Összefoglalja, mire vonatkozik a kérés, mekkora az összeg, és milyen adatokkal tudja a partner rendezni.
A díjbekérőt proforma számlának is nevezik, de a megnevezés ellenére ez nem azonos a számlával. A célja elsősorban az, hogy a partner a megállapodás alapján el tudja indítani a fizetést.
A dokumentum elküldése előtt érdemes tisztázni, hogy az összeg előlegre vagy a teljes díjra vonatkozik. Így mindkét fél tudja, milyen fizetés várható később, és mihez kapcsolódik a beérkező összeg.
Díjbekérőt akkor érdemes használni, ha a megállapodás szerint a partner a teljesítés előtt fizet. Például ezekben a helyzetekben lehet hasznos:
A díjbekérő nem pótolja a megrendelés vagy a megállapodás pontosítását. Előbb egyeztessétek, mire vonatkozik a fizetés, mikor várható a teljesítés, és mi történik, ha a megrendelés megváltozik.
A fizetési határidőt is célszerű úgy megadni, hogy a partnernek legyen ideje feldolgozni a kérést. Ha a munka indítása a pénz beérkezésétől függ, ezt külön is jelezd neki.
A díjbekérő vagy számla kérdésénél abból indulj ki, mi történt az ügyletben. A díjbekérő a fizetés kérésére és a fizetési adatok közlésére szolgál. A számla ettől különálló bizonylat, amelyet az adott ügylethez kapcsolódóan kell kezelni.
A két dokumentum nem csereszabatos. Attól, hogy kiküldted a díjbekérőt, még nem állítottál ki számlát. Attól pedig, hogy a partner megkapta, még nem biztos, hogy fizetett is.
Az is számít, hogy a beérkező pénz előleg vagy a teljes díj, és hogy megtörtént-e már a teljesítés. A számlázás és az elszámolás részleteit az adott ügylet alapján egyeztesd a könyvelőddel, vagy nézd meg a NAV tájékoztatóját.
Egy jól használható díjbekérőből a partner gyorsan megtudja, ki kéri a pénzt, miért, mennyit és hogyan fizessen. Praktikus feltüntetni rajta:
Érdemes azt is egyértelműen jelezni, hogy az összeg előleg vagy a teljes díj. Ha több díjbekérőt küldesz ugyanannak a partnernek, az azonosító és a megrendelésre való hivatkozás segít elkülöníteni őket.
Az áfa és a számlázás kezelése az ügylet körülményeitől függ. Ha nem vagy biztos abban, milyen bontásban mutasd be az összeget, egyeztess a könyvelőddel.
Az alábbi díjbekérő minta abban segít, hogy összeállítsd a fizetéshez szükséges információkat. A mezőket a saját megállapodásod és az ügylet adatai alapján töltsd ki.
A minta nem számla, és nem helyettesíti a könyvelőddel való egyeztetést. Küldés előtt ellenőrizd különösen az összeget, a bankszámlaszámot és a partner adatait.
A kiküldés csak a folyamat kezdete. Érdemes nyilvántartani, hogy melyik partnernek, milyen összegre és milyen határidővel küldtél díjbekérőt. Így akkor is átlátod a helyzetet, ha egyszerre több megrendelésed fut.
Egy egyszerű munkamenet így nézhet ki:
Ha a partner csak az összeg egy részét utalta, vagy a közleményből nem derül ki, mire fizetett, előbb tisztázd vele az eltérést. Ne tekintsd automatikusan rendezettnek a teljes díjat.
Amikor megérkezik a pénz, először azonosítsd, melyik díjbekérőhöz tartozik. Nézd meg, hogy a fizető fél, az összeg és a közlemény egyezik-e a nyilvántartásoddal. Ha minden stimmel, jelöld a kérést rendezettként a saját nyilvántartásodban.
Ezután foglalkozz az ügylethez kapcsolódó számlázással. Előleg esetén a későbbi teljesítés és a fennmaradó összeg kezelése is felmerülhet. A dokumentumok sorrendjét és tartalmát a konkrét helyzetben egyeztesd a könyvelőddel.
A folyamat áttekintéséhez olvasd el ezt is: Díjbekérő, előleg, végszámla: a sorrend egy példán.
Nem derül ki, mire kérsz pénzt. Ha a tétel leírása túl általános, a partner nehezen kapcsolja a dokumentumot a megrendeléséhez. Adj meg rövid, de felismerhető megnevezést.
Hiányoznak az utalási adatok. Ellenőrizd a bankszámlaszámot, a pénznemet és a közleménybe kért hivatkozást. Ezek nélkül több egyeztetésre lehet szükség.
A díjbekérőt számlaként kezeled. A fizetési kérés és az ügylet számlázása külön lépés. A szükséges teendőket beszéld át a könyvelőddel.
Nem követed a fizetést. A kiküldött dokumentum önmagában nem mutatja meg, hogy megérkezett-e a pénz. Vezess olyan nyilvántartást, amelyből látod a nyitott és a rendezett tételeket.
A várható beérkezések tervezéséhez hasznos lehet a pénzügyi terv és cash flow terv egyszerű áttekintése is. A várható és a ténylegesen beérkezett összeget kezeld külön.
Az APPON Core webes vállalatirányítási rendszerben díjbekérőt készíthetsz és állíthatsz ki a számlázón keresztül, majd egy gombbal számlát készíthetsz belőle. A számlát a céged saját számlázófiókja állítja ki, és a NAV felé az adatszolgáltatást is az végzi. A számlázó előfizetésének díja külön van.
A lehetőségekről itt olvashatsz: Számlázás és díjbekérő.
Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.