Díjbekérő, előlegszámla, végszámla: a sorrend egy példán
Egy megrendelésnél több dokumentum is kapcsolódhat ugyanahhoz a munkához. A díjbekérő a fizetés egyeztetésében segít, az előlegszámla a beérkezett előleghez kapcsolódik, a végszámla pedig a teljesítés elszámolásához. Ha mindet ugyanannak a megrendelésnek a részeként kezeled, könnyebb követni, hol tart a munka és a fizetés.
Nézzük meg a sorrendet egy kitalált bútorasztalos megrendelésén. A példa gyakorlati áttekintés, nem helyettesíti a könyvelői tanácsot. A saját ügyletedre vonatkozó szabályokat egyeztesd a könyvelőddel, a kiállítás lépéseit pedig nézd meg a számlázód súgójában.
Egy ügyfél egyedi bútort rendel az asztalostól. Az ajánlat elfogadása után megállapodnak a feladatról, a várható átadásról és arról, hogy az ügyfél előleget fizet. A fennmaradó összeg elszámolására a teljesítés után kerül sor.
Ebben a példában a gyakorlati sorrend így alakul:
A díjbekérő nem számla. Attól, hogy elküldted, még nem érkezett meg a pénz. A számlázás részleteit és a megfelelő időzítést a konkrét ügyletre egyeztesd a könyvelőddel.
Mielőtt dokumentumot küldenél, tisztázd az ügyféllel, pontosan mit rendelt meg. Az asztalos példájában ez nemcsak a bútort jelenti, hanem az anyagot, az elkészítés módját és az átadás körülményeit is. Így később könnyebb megállapítani, mi tartozik az eredeti munkához, és mi jelent külön kérést.
A fizetésnél legyen egyértelmű, hogy az ügyfél mire és mikor fizet előleget, illetve hogyan számoltok el a végén. A megállapodást és az elfogadott ajánlatot őrizd meg a megrendelés dokumentumai között. Ha a munka közben változik a feladat, a módosítást is érdemes írásban visszaigazolni.
Ezek az információk nemcsak az ügyfélnek hasznosak. Neked is segítenek, amikor a beérkezett pénzt a megfelelő megrendeléshez kell kapcsolnod, vagy elő kell keresned, miben állapodtatok meg.
Az asztalos a megállapodás után díjbekérőt küld az ügyfélnek. Ezzel közli a fizetéshez szükséges adatokat, és jelzi, hogy a kért összeg az egyedi bútor megrendeléséhez kapcsolódik.
Küldés előtt nézd át, hogy az ügyfél könnyen azonosítani tudja-e a fizetést. Hasznos lehet, ha a díjbekérőből és a kísérő üzenetből is kiderül:
A díjbekérőt az ügyfélnek küldött fizetési kérésként kezeld, ne a munka teljesítésének igazolásaként. A szerepéről és a gyakori félreértésekről külön cikkben is olvashatsz: Díjbekérő: mi az, mikor küldj, és mi nem.
A példában az ügyfél átutalja az előleget. Az asztalos ezután ellenőrzi, hogy a pénz valóban beérkezett-e, és a banki tételt összeveti a megrendeléssel és a díjbekérővel. Az ügyfél üzenete arról, hogy elindította az utalást, önmagában még nem mutatja a jóváírást.
Ha az összeg vagy a közlemény eltér a várttól, érdemes előbb tisztázni a helyzetet. Lehet, hogy az ügyfél más hivatkozást adott meg, vagy nem a megbeszélt összeget utalta. Ne találgatással párosítsd a pénzt egy megrendeléshez.
Ha a fizetés késik, nézd meg újra a megállapodást és a kiküldött adatokat, majd kérdezz rá az ügyfélnél. A gyártás megkezdéséről is az alapján döntsetek, amiben megállapodtatok. A beérkező előleg időzítése a vállalkozás pénzmozgását is érinti. Ehhez kapcsolódik a pénzügyi terv és cash flow terv bemutatója.
Miután az asztalos ellenőrizte a beérkezést, elkészíti az előlegszámlát. A díjbekérő és az előlegszámla szerepe eltér: az előbbi fizetést kér, az utóbbi a beérkezett előleg számlázásához kapcsolódik.
A kiállításnál vedd elő a megállapodást és a fizetés adatait. Ellenőrizd, hogy az ügyfél adatai és a megrendelés megnevezése egyeznek-e azzal, amit a további elszámoláshoz használni fogtok. Így a dokumentumok később könnyebben összekapcsolhatók.
Az előlegszámla kiállításának feltételeit, adattartalmát és időzítését egyeztesd a könyvelőddel. A számlázóban használt dokumentumtípust és a technikai lépéseket a számlázó súgója alapján válaszd ki. Ha az ügyfél nem a várt összeget fizette, a továbblépés előtt kérj segítséget a könyvelődtől.
Az elkészült előlegszámlát küldd el az ügyfélnek, és őrizd meg a megrendelés többi iratával együtt. Így a végső elszámolásnál nem kell külön keresni, mi történt a munka elején.
A példában az asztalos elkészíti a bútort és átadja az ügyfélnek. Az átadáskor érdemes egyeztetni, hogy az elkészült munka megfelel-e a megállapodásnak, illetve maradt-e nyitott kérdés. Ha az ügyfél menet közben változtatást kért, nézzétek át, hogyan érinti ez az elszámolást.
Az átadás dokumentálása segít abban, hogy a felek később is vissza tudják keresni, mi történt. Ha a bútor szállításához szállítólevél is készül, annak más a szerepe, mint a számláé. Erről bővebben a szállítólevél és számla különbségeiről szóló cikkben olvashatsz.
A teljesítés megítélésével vagy a kapcsolódó bizonylatokkal felmerülő kérdéseket beszéld át a könyvelőddel. Különösen akkor érdemes tisztázni a helyzetet, ha az átadás több részletben történik, vagy a munka tartalma eltér az eredeti megállapodástól.
A munka teljesítése után az asztalos elkészíti a végszámlát. Ennél már nem elég csak a korábban elküldött díjbekérőt megnézni. Vedd elő az előlegszámlát, a fizetés adatait és az esetleges módosításokat is.
A cél, hogy az elszámolásból az ügyfél számára is követhető legyen a teljes munka és a korábban fizetett előleg kapcsolata, valamint a még rendezendő összeg. Az előleg kezelésének pontos módját és a számla adatait egyeztesd a könyvelőddel. A számlázó súgójában nézd meg, hogyan kell a korábbi előlegszámlát a végső elszámolásnál kezelni.
Küldés előtt ellenőrizd az ügyféladatokat, a munka megnevezését és a fizetési adatokat. Utána kövesd, hogy a fennmaradó összeg megérkezik-e. A számla elküldése és a pénz beérkezése itt is külön esemény.
Egyedi munkánál előfordulhat, hogy az ügyfél más anyagot kér, eláll a megrendeléstől, vagy az átadás előtt módosul a feladat. Ilyenkor ne próbáld pusztán a meglévő díjbekérő alapján lezárni az ügyet.
Gyűjtsd össze, miben állapodtatok meg eredetileg, milyen dokumentumokat állítottál ki, és milyen fizetés érkezett. A változást is rögzítsétek írásban. Ezután a könyvelőddel tisztázd, hogyan kell kezelni az előleget és a már kiállított számlákat. A számlázó súgója a szükséges technikai műveletekben segíthet.
Mielőtt lezárod a megrendelést, nézd át az egész folyamatot:
Ha valamelyik válasz nem egyértelmű, még a lezárás előtt keresd elő az adatokat, vagy egyeztess a könyvelőddel.
Az APPON Core számlázás és díjbekérő funkciójával díjbekérőt készíthetsz és állíthatsz ki a számlázón, majd abból egy gombbal számlát készíthetsz. A rendszer külön listában mutatja a lejárt, nyitott számlákat is.
A számlát a céged saját számlázófiókja állítja ki, és a NAV felé az adatszolgáltatást is az végzi. Az APPON Core a NAV Online Számlából csak letölt. A számlázó előfizetésének díja külön van.
Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.