Iktató program: papír helyett kereshető dokumentumok
Egy számla e-mailben érkezik, egy szerződés egy kolléga gépén van, a szállítólevél pedig papíron vár az irodában. Amíg mindenki emlékszik rá, hol keresse, ez működhet. Ha viszont valaki szabadságon van, vagy gyorsan kell megtalálni egy iratot, könnyen elakad a munka.
Egy iktató program abban segíthet, hogy a dokumentumokhoz ne csak fájlok, hanem értelmezhető adatok és feladatok is tartozzanak. Ehhez előbb érdemes kialakítani egy egyszerű rendet: mit rögzítetek, ki foglalkozik vele, és mikor tekintitek lezártnak.
Az iktatás a gyakorlatban nem pusztán fájlok feltöltése vagy papírok lefűzése. A lényege, hogy egy dokumentum beérkezésétől vagy elkészítésétől követni tudd, mi történt vele, és hol tart az ügyintézés.
Gondolj egy beérkező szerződésre. Meg kell találni azt, aki átnézi, követni kell az egyeztetést, végül el kell különíteni a lezárt változatot a korábbiaktól. Ha csak egy közös mappában szerepel, a fájlnévből nem feltétlenül derül ki, hogy aláírásra vár, vagy már nincs vele teendő.
A céges dokumentumok sokfélék lehetnek: számlák, szerződések, ajánlatok, szállítólevelek és belső nyilvántartások. Nem mindegyiket kell ugyanúgy kezelni, de hasznos, ha a munkatársak tudják, hol találják meg őket, és kitől kérdezhetnek róluk.
A jó nyilvántartás elég részletes ahhoz, hogy megtaláld és kezeld az iratot, de nem kér annyi adatot, hogy a rögzítés külön munkává váljon. Kezdj néhány következetesen használt adattal.
A típus segít elkülöníteni például a szerződéseket, számlákat és szállítóleveleket. A megnevezés legyen rövid, de beszédes: szerepeljen benne, miről szól az irat, és szükség esetén az érintett partner neve is.
Kerüld az olyan címeket, mint a „dokumentum” vagy a „végleges új”. Ezekből később nehéz eldönteni, melyik fájlra van szükséged. A dokumentumtípusokat is érdemes előre egyeztetni, hogy ugyanarra ne használjatok többféle elnevezést.
A felelős az a személy, aki figyeli, hogy a dokumentummal kapcsolatos teendő haladjon. Nem feltétlenül ő végzi el az összes feladatot, de tudja, hol tart az ügy.
A határidő azt mutatja, meddig kell a következő lépéssel foglalkozni. Ez lehet például egy ajánlat átnézésének vagy egy szerződéstervezet visszajelzésének tervezett napja. Ha egy dokumentummal nincs időhöz kötött teendő, nem érdemes csak a mező kitöltése miatt dátumot kitalálni.
Az állapotból gyorsan látszik, hogy az irat új, feldolgozás alatt áll, visszajelzésre vár vagy lezárt. Állapodjatok meg abban is, mit jelentenek ezek a megnevezések. Például a lezárt állapot azt jelezheti, hogy az adott ügyben már nincs további céges teendő.
Egy rövid megjegyzés segíthet megérteni, miért várakozik az ügy, vagy mit kell tisztázni. Ne írjatok bele több személyes vagy érzékeny adatot annál, mint amennyi a munkához ténylegesen szükséges.
A partner neve és a dokumentumhoz tartozó dátum szintén hasznos keresési támpont. Egyezzetek meg abban, hogy melyik dátumot használjátok: a beérkezés napját, a kiállítás napját vagy az ügy szempontjából fontos másik dátumot.
Érdemes jelezni azt is, ha egy irathoz másik dokumentum kapcsolódik. Egy szállításhoz például tartozhat szállítólevél és számla is. A kettő szerepéről a szállítólevél és számla összehasonlításában olvashatsz.
A kereshetőség nem csak azon múlik, hogy van-e keresőmező. Ha ugyanazt a partnert vagy dokumentumtípust mindenki másként írja be, a találatok könnyen hiányosak lesznek.
Alakíts ki néhány egyszerű szabályt:
Egy beszkennelt papírt ne csak képként tegyél el egy nehezen felismerhető fájlnévvel. Rögzítsd mellé azokat az adatokat is, amelyek alapján később keresnéd. Így nem kell arra hagyatkoznod, hogy a fájl tartalma szövegként kereshető-e.
A papíron érkező iratokat célszerű mielőbb feldolgozni, mielőtt külön asztalokra és mappákba kerülnek. Jelöljetek ki egy helyet a beérkező dokumentumoknak, és nevezzetek meg valakit, aki figyeli, mi vár rögzítésre.
A digitalizálásnál nézd meg, hogy minden oldal olvasható-e, és a dokumentum teljes-e. Ezután add meg a típust, a felelőst és a további munkához hasznos adatokat. Ha az irat intézkedést igényel, állítsatok be hozzá határidőt és állapotot is.
A digitalizálás önmagában nem dönti el, mi legyen a papíralapú eredetivel. A megőrzés módját és időtartamát egyeztesd a könyvelőddel, illetve szükség esetén nézd meg a NAV tájékoztatóját.
A könyvelőnek átadott anyagoknál gyakori kérdés, hogy mi érkezett meg, mi hiányzik, és melyik tételhez kell még magyarázat. Egy következetes nyilvántartás segít ezeket a kérdéseket ugyanahhoz a dokumentumhoz kapcsolni, ahelyett hogy több e-mailben kellene keresni a választ.
Érdemes előre egyeztetni a könyvelőddel:
A számlák mellett a pénztárhoz és a bankhoz kapcsolódó tételek rendezése is része lehet ennek a munkának. A NAV felületén látott számlák ellenőrzéséhez külön útmutatót találsz a NAV Online Számla lekérdezéséről.
Az átadás előtt nézzétek át a nyitott kérdéseket. Egy rövid, egyértelmű megjegyzés sok utólagos egyeztetést megspórolhat. Az is legyen világos, kinél van a következő lépés: a cégnél vagy a könyvelőnél.
Először ne a funkciók számát nézd, hanem a saját munkafolyamatodat. Írd össze, milyen iratokkal dolgoztok gyakran, kik kezelik őket, és milyen kérdések miatt kell újra meg újra keresni vagy egyeztetni.
A választásnál ezeket érdemes végiggondolni:
A bevezetés után is érdemes időnként átnézni a nyitott dokumentumokat. Ha sok irat vár ugyanarra a lépésre, lehet, hogy nem a kereséssel, hanem a felelősségi körökkel vagy az átadással van gond.
Az APPON Core iktatás és dokumentumkezelés funkciójában a dokumentumokhoz felelős, típus és határidő adható meg. Az állapotuk lehet új, feldolgozás alatt, visszaigazolásra vár vagy lezárt. A változásnapló azt is mutatja, ha a fájl változott. Képek és PDF-ek megtekinthetők és letölthetők.
A számlák, pénztárbizonylatok és banki tételek könyvelés felé történő iktatásánál iktatószám, könyvelési állapot és a könyvelőnek szóló megjegyzés is használható.
Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.