Szállítólevél és számla: mikor melyikre van szükség?
A raktárból elindul az áru, a vevő átveszi, majd megérkezik a számla. Egyszerű folyamatnak tűnik, mégis könnyű elveszíteni a kapcsolatot a ténylegesen átadott termékek és a kiszámlázott tételek között.
A szállítólevél és a számla másra szolgál. Sok ügyletnél mindkettő hasznos, de nem helyettesítik egymást. Nézzük meg, melyik dokumentumot mire használhatod, és hogyan egyeztetheted őket.
A szállítólevél az áru átadásához és az árumozgás követéséhez kapcsolódik. Segít rögzíteni, hogy mely termékek és milyen mennyiségben indultak el vagy kerültek átadásra. A raktáros és az átvevő ennek alapján ellenőrizheti a küldeményt.
A számla az értékesítés pénzügyi bizonylata. Az ügylet számlázási adatait, a tételeket és az ellenértéket mutatja. A fizetés és a könyvelés szempontjából ez a dokumentum más szerepet tölt be, mint a szállítólevél.
A különbség röviden:
Az aláírt átvétel önmagában nem rendezi a számlát, és a kiállított számla sem bizonyítja automatikusan, hogy a vevő az összes árut átvette. A fizetés megtörténtét is külön érdemes követni.
Szállítólevelet akkor érdemes használni, amikor az áru mozgását a számlától külön is követni szeretnéd. Ez különösen hasznos lehet, ha a kiszállítást és a számlázást más munkatárs végzi, vagy a vevő több részletben kapja meg a rendelését.
Gyakori helyzetek:
Egy raktárak közötti áthelyezés nem ugyanaz, mint egy vevőnek történő értékesítés. Ezért először mindig azt tisztázd, milyen mozgást rögzítesz, és ki az érintett partner. A számlázás szükségességét és módját az adott ügylet alapján egyeztesd a könyvelőddel.
A kitöltés gyakorlati részleteiről külön is olvashatsz: szállítólevél: mi legyen rajta, és hogyan töltsd ki.
A számla az értékesítés elszámolásához kapcsolódik. Akkor is fontos megkülönböztetni a szállítólevéltől, ha a két dokumentum ugyanazon a napon készül el, és ugyanazokat a termékeket sorolja fel.
A számlán szereplő adatok alapján tudod követni, hogy mit és milyen ellenértéken számláztál a vevőnek. A szállítólevél ezzel szemben az árumozgás ellenőrzésében segít. A számlázás módját, időzítését és az adott ügyletre vonatkozó szabályokat egyeztesd a könyvelőddel, vagy nézd meg a NAV tájékoztatóját.
A díjbekérőt se keverd össze a számlával vagy a szállítólevéllel. Más célra használható, és nem az áru átadásának nyilvántartására szolgál. Erről itt találsz gyakorlati áttekintést: díjbekérő: mi az, mikor küldj, és mi nem.
Tegyük fel, hogy egy vevő rendelését nem egyszerre adod át. Minden kiszállításnál célszerű külön rögzíteni, hogy mi indult el és mit vett át a vevő. Így később látható, mi teljesült a rendelésből, és mi maradt hátra.
Az egyeztetéshez legyen követhető kapcsolat a rendelés, a szállítólevelek és a számla között. A belső nyilvántartásban például feljegyezheted a dokumentumok azonosítóit és a kapcsolódó partner nevét.
Az átadásnál ellenőrizd az alábbiakat:
Ha az átadás eltér a tervezett kiszállítástól, ne hagyd az eltérést egy szóbeli megjegyzésben. Rögzítsd, mi történt, és add tovább annak is, aki a számlát készíti.
Visszatérő szállításoknál gyakorlati megoldás lehet, hogy a felek több átadást együtt számolnak el. Ilyenkor a szállítólevelek segíthetnek összegyűjteni és ellenőrizni, mely tételek kerüljenek a gyűjtőszámlára.
Ez nem azt jelenti, hogy a szállítólevelek önmagukban számlává válnak. A számla elkészítése előtt egyeztetni kell a dokumentumokat, a tényleges átadásokat és az esetleges visszárukat is. A gyűjtőszámla alkalmazhatóságát és szabályait egyeztesd a könyvelőddel.
Az előkészítéshez alakíts ki egy egyszerű munkarendet:
Ha ugyanaz a szállítólevél több helyen is szerepel a belső listákon, könnyen kétszer kerülhet be az elszámolásba. Jelöld ezért az egyeztetés során, mely dokumentumokat dolgoztad már fel.
A raktári nyilvántartás és a számla közötti eltérés gyakran apró változással kezdődik. Egy tételt kicserélnek, a vevő kevesebbet vesz át, vagy a visszáru csak később jut el a pénzügyeshez. A megoldás nem pusztán a dokumentumok tárolása, hanem a változások következetes átadása.
Használj olyan azonosítókat, amelyek alapján a rendelés, a raktári mozgás, a szállítólevél és a számla összekereshető. Ha egy számlához több átadás tartozik, mindegyiket tedd visszakereshetővé. Így egy vevői kérdésnél nem kell emlékezetből összerakni a történteket.
Hasonlítsd össze a termékek megnevezését, cikkszámát, mennyiségét és mértékegységét. Nézd meg az árakat és a kedvezményeket is ott, ahol ezek szerepelnek. Ha a raktári és a számlázási megnevezés eltér, legyen egyértelmű, hogy ugyanarról a termékről van szó.
A visszaérkezett áru raktári kezelése és a számla esetleges módosítása két külön feladat. Előbb tisztázd, mi érkezett vissza és milyen állapotban. Ezután egyeztesd a pénzügyi teendőket a könyvelőddel. Ne abból indulj ki, hogy az egyik dokumentum javítása automatikusan rendezi a másikat is.
Érdemes időről időre átnézni azokat a kiszállításokat, amelyekhez még nem találtál számlát, valamint azokat a számlákat, amelyek mögött nem egyértelmű a kapcsolódó átadás. Az eltérés nem feltétlenül hiba, de érdemes utánajárni, mielőtt egy vevői egyeztetésnél kerül elő.
Ha a nyilvántartott és a tényleges készlet sem egyezik, a számlák ellenőrzése mellett a készleteltérést is vizsgáld meg. Ehhez segítséget ad a leltár lépéseit bemutató útmutató.
Az APPON Core raktárkezelő programjában a raktári bizonylatok szállítólevélként kinyomtathatók. Ha egy raktári mozgáshoz nincs számla, az egy gombbal kiállítható.
A rendszerben bevételezést, kiadást és raktárak közötti áthelyezést is rögzíthetsz, a visszáru pedig egy gombbal kezelhető. A készletet adott napra és raktárra is megtekintheted, mennyiséggel és értékkel.
Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.