NAV Online Számla lekérdezés lépésről lépésre
A NAV Online Számla lekérdezés segít áttekinteni, milyen számlaadatok szerepelnek a NAV rendszerében a cégeddel kapcsolatban. Megnézheted a bejövő és a kimenő számlákat, majd összevetheted őket a saját nyilvántartásoddal.
A lekérdezés nem helyettesíti a számlák feldolgozását vagy a könyvelőddel való egyeztetést. Arra viszont jó, hogy észrevegyél egy hiányzó bizonylatot, egy eltérést vagy egy olyan számlát, amelyről eddig nem tudtál.
A lekérdezéssel a NAV-hoz beérkezett számlaadatokat nézheted át. A bejövő oldalon olyan számlákat kereshetsz, amelyeket a céged részére állítottak ki. A kimenő oldalon a cég nevében kiállított számlák adatait ellenőrizheted.
Ez több helyzetben is hasznos lehet:
A NAV-nál látott adat nem ugyanaz, mint a számla eredeti példánya. A feldolgozáshoz szükséges bizonylatot és kapcsolódó dokumentumokat külön is kezeld. Ha nem egyértelmű, mire van szükség az adott esetben, egyeztess a könyvelőddel.
Először döntsd el, hogy bejövő vagy kimenő számlákat szeretnél áttekinteni. Ha egy konkrét bizonylatot keresel, gyűjtsd össze, amit már tudsz róla. Ilyen lehet a partner neve, a számlaszám, a kiállítás dátuma vagy a számla összege.
Időszakos ellenőrzésnél válassz olyan időszakot, amelyet össze tudsz vetni a saját nyilvántartásoddal. Érdemes feljegyezni azt is, hogy a korábbi ellenőrzés meddig tartott. Így könnyebb folytatni a munkát, és az átfedéseket is tudatosan kezelheted.
Ha több céggel dolgozol, ellenőrizd, melyik cég adatait nézed. Egy rosszul kiválasztott cég vagy időszak könnyen félrevezető eredményhez vezethet.
A NAV Online Számla felületének használatához megfelelő hozzáférésre van szükség. Ha más munkatárs vagy a könyvelőd végzi az ellenőrzést, előre tisztázzátok, ki melyik cég adatait nézi át.
A belépés és a hozzáférések beállításának részleteit a NAV aktuális tájékoztatójában keresd. A felület és a menüpontok változhatnak, ezért a beállításoknál mindig az ottani útmutatót kövesd.
Ha egy külön rendszerrel szeretnél kapcsolódni, nézd meg, milyen kapcsolati adatokat kér. Ehhez általában technikai felhasználó adataira is szükség lehet.
A technikai felhasználó egy programok közötti kapcsolathoz használt hozzáférés. Segítségével egy külső rendszer az erre szolgáló kapcsolaton keresztül kérhet le adatokat a NAV Online Számlából. Nem ugyanaz a szerepe, mint annak a felhasználónak, aki a NAV felületén személyesen dolgozik.
A kapcsolathoz felhasználónév, jelszó és a kapcsolódáshoz tartozó kulcsok is szükségesek lehetnek. A technikai felhasználó létrehozásáról, jogosultságairól és a kulcsokról a NAV aktuális tájékoztatója ad útmutatást.
A hozzáférési adatokat kezeld bizalmasan. Csak annak add meg őket, akinek a munkájához szükségesek, és ne küldd tovább őket ellenőrizetlen csatornán. Ha változnak az adatok, a kapcsolódó rendszerben is ellenőrizd, hogy a kapcsolat továbbra is működik-e.
A NAV felületén vagy az ahhoz kapcsolódó rendszerben indítsd el a keresést. A NAV Online Számla letöltés vagy lekérdezés előtt állítsd be a célnak megfelelő szempontokat. Például válaszd ki az érintett időszakot és azt, hogy a bejövő vagy a kimenő számlákat keresed.
Ha nem találod a keresett tételt, ne következtesd rögtön, hogy nincs is adat róla. Előbb ellenőrizd a következőket:
Ha továbbra sincs eredmény, egyeztess a partnerrel vagy a könyvelőddel. A NAV tájékoztatójában is érdemes utánanézni az aktuális működésnek.
A bejövő számláknál nézd meg, hogy a NAV-nál látott adatokhoz megvan-e a saját feldolgozáshoz használt bizonylatod. Hasonlítsd össze a partnert, a számlaszámot, a dátumokat és az összegeket. Ha a számla olyan beszerzéshez kapcsolódik, amelyről a kollégád tud részleteket, vond be őt is az ellenőrzésbe.
Egy ismeretlen tételnél ne a fizetéssel kezdd. Előbb tisztázd, hogy a számla valóban a cégedhez tartozik-e, és mihez kapcsolódik. Kérd el a szükséges dokumentumokat a partnertől, majd egyeztess a felelős munkatárssal vagy a könyvelőddel.
A témáról részletesebben itt olvashatsz: A NAV-ban látott számlák, amelyekről nem tudtál.
A kimenő számláknál azt vesd össze, amit a céged nevében kiállítottatok, azzal, amit a NAV-nál látsz. Ez különösen akkor hasznos, ha a számlázással több munkatárs foglalkozik, vagy a cég nevében több rendszerből is készülnek számlák.
Nézd át a számlaszámokat, a vevőket és az összegeket. Egy eltérésnél először keresd meg az eredeti bizonylatot, majd ellenőrizd, készült-e hozzá helyesbítés vagy sztornó. Az összetartozó dokumentumokat együtt érdemes vizsgálni, nem különálló tételekként.
A díjbekérőt se keverd össze a számlával. A kettő közötti különbségről és a gyakorlati használatról a díjbekérőről szóló útmutatóban olvashatsz.
A lekérdezés akkor segít igazán, ha a talált kérdéseknek van folytatásuk. Készíts rövid listát azokról a tételekről, amelyeknél hiányzik a bizonylat, eltér egy adat, vagy nem világos az ügylet. Írd mellé, kitől vársz választ, és mit kell tisztázni.
A partnerrel való egyeztetéshez hasznos lehet a számlaszám és a kiállítás dátuma. A könyvelődnek azt is jelezd, hogy pontosan miben látsz eltérést. Így nem kell újra végigkeresni a teljes időszakot.
A lekérdezést érdemes rendszeresen megismételni. Az ellenőrzés gyakoriságát és a további teendőket a saját működésedhez igazítsd, a számviteli és adózási kérdéseket pedig egyeztesd a könyvelőddel.
Az APPON Core-ban a cégnél megadhatod a NAV technikai felhasználó nevét, jelszavát, aláírókulcsát és cserekulcsát. A rendszer óránként letölti a cégnek kiállított számlákat egy külön listába. Ellenőrzés után egy gombbal a bejövő számlák közé helyezheted őket, ahonnan a jóváhagyás, az utalás és a teljesítés következhet.
Az APPON Core a más rendszerben, a cég nevében kiállított kimenő számlákat is letölti, PDF nélkül. Ezekre nem indít sztornót vagy helyesbítést. A NAV-tól letöltött számlák tételeihez költséghely-javaslatot is ad. A részleteket a NAV Online Számla funkció oldalán találod.
Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.