Leltárhiány és leltártöbblet: mit kezdj az eltéréssel?
A leltár során kiderülhet, hogy a polcon lévő készlet nem egyezik a nyilvántartással. Hiányzik egy termék, máshol pedig több van a vártnál. Az eltérés önmagában még nem árulja el, mi történt. Lehet számlálási vagy rögzítési hiba, át nem vezetett árumozgás, selejt vagy lopás is.
A legfontosabb, hogy ne csak a készletszámot javítsd ki. Előbb ellenőrizd a mennyiséget, keresd meg a lehetséges okot, és jegyezd fel, mire jutottál. A könyvelési kezelésről egyeztess a könyvelőddel.
Leltárhiányról akkor beszélünk, ha a ténylegesen megszámolt készlet kevesebb, mint amit a nyilvántartás ugyanarra az időpontra mutat. Például egy kiadást nem vezettek át, ezért a rendszerben még szerepel az áru, de a raktárban már nincs ott.
Leltártöbblet esetén a helyzet fordított: a megszámolt mennyiség több a nyilvántartásban szereplőnél. Ennek oka lehet egy át nem vezetett bevételezés vagy egy másik helyre került termék is.
Mindkét eltérésnél ugyanaz az első kérdés: valóban ugyanazt a terméket, ugyanabban a mértékegységben és ugyanarra az időpontra hasonlítod össze? Egy doboz és egy darab összekeverése már önmagában félrevezető eredményt adhat.
Ha magát a leltározást tervezed, olvasd el a leltár lépéseiről szóló útmutatót is. Az alábbiakban arra koncentrálunk, mi történjen, amikor már látszik az eltérés.
A hiba keletkezhet a nyilvántartásban és a számláláskor is. Elgépelés, felcserélt cikkszám vagy rosszul kiválasztott mértékegység egyaránt eltérést okozhat. Az is előfordul, hogy egy bontott csomagot teljesnek számolnak, vagy ugyanazt az árut több helyen is felírják.
Ellenőrizd a termék megnevezését, változatát és az azonosítóját. Nézd meg azt is, hogy a leltárív és a készletnyilvántartás azonos egységet használ-e. Ha több tárhelyen van ugyanaz a termék, mindegyiket vedd számításba.
Az áru fizikailag elmozdult, de a nyilvántartásban ez nem jelent meg, vagy nem a megfelelő helyre került. Ilyen lehet egy bevételezés, egy vevőnek történt kiadás, egy raktárak közötti áthelyezés vagy egy visszáru.
A leltár időpontjához közeli mozgásokra különösen figyelj. Ha a számlálás alatt is mozog az áru, tisztázni kell, melyik mozgás szerepel már a nyilvántartásban, és melyik nem. Különben a fizikai és a nyilvántartott készlet eltérő állapotot mutathat.
A sérült, lejárt vagy más okból nem használható termék fizikailag még a raktárban lehet, miközben a használható készlettől el kellene különíteni. Fordítva is előfordulhat: az árut már eltávolították, de a selejtezést nem vezették át.
A vizsgálat során nézd meg, hol tároljátok a problémás termékeket, és milyen feljegyzés készült róluk. A selejt kezelésének belső rendjét is érdemes áttekinteni, hogy a következő leltárnál ne kelljen találgatni.
A leltárhiány mögött lopás is állhat, de az eltérés önmagában ezt nem bizonyítja. Előbb zárd ki a számlálási, rögzítési és árumozgási hibákat. Nézd meg, kik és milyen folyamatban fértek hozzá az érintett készlethez, majd a tényeket rögzítsd, ne feltételezéseket.
Ha továbbra is felmerül a visszaélés gyanúja, a további lépéseket az adott helyzet alapján, szükség esetén szakértő bevonásával döntsd el.
Kezdd azzal, amit a legkönnyebb ellenőrizni. Számold újra a terméket, és nézd át a közeli tárolóhelyeket is. Hasznos, ha az újraszámlálást másik munkatárs végzi, vagy legalább ellenőrzi az eredményt.
Vizsgáld meg a bontott csomagokat, a hasonló termékeket és a félretett árut. Jegyezd fel, melyik raktárban és tárhelyen mit találtál. Így később is követhető lesz, mire alapozod a döntést.
Hasonlítsd össze a cikkszámot, a megnevezést, a termékváltozatot és a mértékegységet. Nézd meg, hogy a nyilvántartás melyik raktárra és melyik időpontra mutatja a készletet.
Ha a számlálás közben érkezett vagy távozott áru, tisztázd, hogy az adott tételt már beleszámoltátok-e a fizikai készletbe, és a mozgás szerepel-e a nyilvántartásban. A két oldalt csak azonos állapotra érdemes összevetni.
Nézd át az érintett termék bevételezéseit, kiadásait, áthelyezéseit, visszáruit és selejtezéseit. Keresd azokat a tételeket, amelyek hiányozhatnak, kétszer szerepelnek vagy rossz termékhez kerültek.
A kapcsolódó bizonylatok segíthetnek tisztázni, mi érkezett be, illetve mi ment ki. A szállítólevél kitöltéséről szóló cikk abban segít, milyen adatokat érdemes áttekintened egy ilyen dokumentumon.
Kérdezd meg a raktári és adminisztrációs munkatársakat, tudnak-e olyan mozgásról vagy eseményről, amely nem látszik a nyilvántartásban. Érdemes konkrét termékre, tárolóhelyre és időszakra kérdezni. A cél az ok feltárása, nem a gyors felelőskeresés.
Ha az eltérés oka továbbra sem ismert, ezt is írd fel. Ne alakíts bizonytalan feltételezést biztos magyarázattá csak azért, hogy lezárható legyen a vizsgálat.
A kivizsgálás végén legyen egy rövid, visszakereshető összefoglaló. Ebben szerepelhet:
A készlet korrekcióját csak a vizsgálat eredményének ismeretében végezd el. A leltárhiány és a leltártöbblet könyvelési kezelését egyeztesd a könyvelőddel. Vele azt is beszéld át, milyen adatokat és dokumentumokat adj át az adott eltéréshez.
A megelőzés nem egyetlen leltározási nap feladata. A napi árumozgások pontos rögzítése és az egyértelmű munkarend csökkentheti a későbbi keresgélést.
Az ismétlődő eltéréseket együtt is vizsgáld meg. Ha ugyanannál a terméknél vagy ugyanabban a folyamatban térnek vissza, lehet, hogy nem egyedi hibáról, hanem javítandó munkamódról van szó.
Az APPON Core raktárkezelő programjában nyomtatható leltárív készíthető. Leltározáskor látható a rendszer szerinti készlet, a számolt mennyiség és a változás. Mentéskor az eltérésre automatikus korrekciós raktármozgás készül.
A rendszerben bevételezés, kiadás, raktárak közötti áthelyezés és selejtezés is rögzíthető. A készlet adott napra és raktárra, mennyiséggel és értékkel is megtekinthető.
Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.