Szállítólevél: mi legyen rajta, és hogyan töltsd ki
A szállítólevél az áru átadásának és átvételének áttekintésében segít. Ha a tételek és a mennyiségek világosan szerepelnek rajta, könnyebb összevetni a megrendelést a ténylegesen érkező áruval, és hamarabb kiderülhet egy eltérés.
Ebben a cikkben megnézzük, milyen adatok szoktak szerepelni a dokumentumon, hogyan történhet a szállítólevél kitöltése, és mire figyelj átvételkor. Egy egyszerű szállítólevél mintát is találsz benne.
A szállítólevél egy árumozgáshoz kapcsolódó dokumentum. Segíthet azonosítani, hogy ki adta át az árut, ki vette át, milyen tételekről van szó, és milyen mennyiség szerepel a szállítmányban. Hasznos lehet eladásnál, visszárunál vagy akár raktárak közötti áthelyezésnél is.
Az átadó számára támpontot ad a kiszállított tételekről. Az átvevő a segítségével ellenőrizheti a küldeményt, majd összevetheti az adatokat a megrendeléssel. Ha később kérdés merül fel, a dokumentum és az azon szereplő megjegyzések segíthetnek tisztázni a helyzetet.
A szállítólevél nem ugyanaz, mint a számla. Az előbbi elsősorban az árumozgás követését segíti, a számla pedig a számlázáshoz kapcsolódik. A kettő eltéréseiről bővebben olvashatsz a szállítólevél és számla összehasonlításában. Ha az adott ügylet dokumentálásával kapcsolatban kérdésed van, egyeztess a könyvelőddel.
A dokumentum tartalma függhet a szállítmánytól és a felek megállapodásától. Az alábbi adatokat érdemes átgondolni, hogy a papír a napi munkában is jól használható legyen:
Egyes termékeknél további adat is segíthet az azonosításban. Ilyen lehet például a gyártási tétel, a sorozatszám vagy a csomagolásra vonatkozó információ. Csak olyan mezőket használj, amelyek az adott árut és folyamatot valóban segítenek követni.
A fenti felsorolás gyakorlati támpont, nem általános tartalmi előírás. Ha bizonytalan vagy az adott ügylethez kapcsolódó dokumentálásban, egyeztess a könyvelőddel, vagy nézd meg a NAV tájékoztatóját.
Az alábbi szállítólevél minta kiindulópont lehet egy saját sablonhoz. A mezőket igazítsd a termékeidhez és a céged átvételi gyakorlatához.
Szállítólevél azonosítója: ................................
Kiállító vagy átadó neve, címe: ................................
Átvevő neve, címe: ................................
Átvétel helye, ha eltér: ................................
Kapcsolódó megrendelés azonosítója: ................................
Kiállítás dátuma: ................................
Átadás vagy átvétel dátuma: ................................
Tételek:
Átvételi megjegyzés, eltérés: ................................
Átadó neve és aláírása: ................................
Átvevő neve és aláírása: ................................
Több terméknél a tételsort ismételd meg, vagy használj áttekinthető táblázatot. Hagyj elegendő helyet a hiány, sérülés vagy más eltérés rögzítésére is. A mintát nem érdemes változtatás nélkül minden szállítmányra alkalmazni: nézd át, hogy az adott esetben mely adatok segítik az ellenőrzést.
Először írd be az átadó és az átvevő adatait. Ellenőrizd, hogy a tényleges átvételi hely szerepel-e a dokumentumon, különösen akkor, ha a partner székhelye és telephelye eltér. Ha kapcsolódik hozzá megrendelés, annak azonosítóját is add meg.
Ez különösen akkor hasznos, ha ugyanannak a partnernek több nyitott megrendelése van. A hivatkozás segít eldönteni, melyik rendeléshez tartozik az áru.
A tételeket olyan megnevezéssel írd be, amelyet az átvevő is felismer. Hasonló termékeknél a cikkszám vagy más azonosító segíthet megkülönböztetni őket. Ne csak a gyűjtőnevet használd, ha abból nem derül ki, pontosan melyik változatról van szó.
Minden tételhez add meg a mennyiséget és a mértékegységet. Figyelj arra, hogy egy csomag és a benne lévő darabszám nem feltétlenül ugyanaz. Ha a rendelés és a szállítás más egységet használ, ezt érdemes egyértelműen jelezni.
A kiállítás napja és a tényleges átvétel napja eltérhet. Ezért hasznos külön mezőt hagyni nekik. Indulás előtt vesd össze a tételeket a megrendeléssel és az összekészített áruval. Így még a feladás előtt észrevehetsz egy hibás mennyiséget vagy elcserélt terméket.
Az átvevő az ellenőrzés után írhatja alá a dokumentumot. Ha hiányt vagy látható sérülést talál, annak leírását érdemes az aláírás előtt rögzíteni. Legyen világos, hogy az aláírás milyen ellenőrzést követett. Például egy csomagok alapján történt átvétel nem feltétlenül jelenti a csomagok tartalmának tételes ellenőrzését.
Az átvétel nem csak a dokumentum aláírásából áll. A lehetőségekhez mérten hasonlítsd össze az érkező árut a szállítólevéllel és a megrendeléssel.
Ha nincs lehetőség a teljes tartalom azonnali ellenőrzésére, ezt is érdemes rögzíteni. Így később visszakereshető, hogy az átvételkor mire terjedt ki az ellenőrzés.
Ne elégedj meg annyival, hogy a küldemény hibás. Írd le, melyik tétel érintett, és mit tapasztaltál. Hiánynál különítsd el a dokumentumon szereplő és a ténylegesen átvett mennyiséget. Sérülésnél írd le, hogy a csomagoláson vagy a terméken látható-e a probléma.
Ha lehetséges, az eltérést vezesd fel a szállítólevélre, és jelezd az átadónak. Fotó és külön feljegyzés is segíthet a körülmények tisztázásában. Ha az eltérést nem tudjátok a helyszínen közösen rögzíteni, készíts saját feljegyzést, és keresd meg mielőbb a beszállítót. Őrizd meg az egyeztetéshez kapcsolódó dokumentumokat.
Az eltérés rendezése után a készletadatokat is érdemes ellenőrizni. A fizikai állomány és a nyilvántartás összevetéséhez hasznos útmutatót találsz a leltározás lépéseiről szóló cikkben.
Használj egységes sablont, amelyen van hely a tételeknek, az azonosítóknak és az eltéréseknek. Egyeztessetek arról is, ki ellenőrzi az összekészített árut, ki veszi át a küldeményt, és kinek kell jelezni a problémát.
Gyakori hiba, hogy a mennyiség mellől lemarad a mértékegység, vagy az átvevő csak az aláírás után veszi észre az eltérést. Zavart okozhat az is, ha a szállítólevélen más néven szerepel egy termék, mint a megrendelésen. Az egyértelmű megnevezések és az azonosítók csökkenthetik a félreértéseket.
A dokumentumot úgy tárold, hogy később a partner, a dátum vagy a megrendelés alapján megtaláld. Ha több raktárt vagy sok mozgást kezelsz, érdemes átgondolni, milyen nyilvántartás támogatja a munkát. Ehhez segítséget adnak a raktárkezelő program kiválasztásának kérdései.
Az APPON Core webes vállalatirányítási rendszer, amely böngészőből működik. A raktárkezelő programban minden raktári bizonylat kinyomtatható szállítólevélként a Raktár / Szállítólevelek felületen.
A rendszer kezeli többek között a bevételezést, a kiadást és a raktárak közötti áthelyezést. A beérkező és kimenő rendelésekből egy gombbal indítható bevételezés vagy kiadás. Ha egy raktármozgáshoz nincs számla, az egy gombbal kiállítható.
Egy rövid demón megmutatjuk, hogyan nézne ki a cégeteknél: számlák, raktár, folyamatok.