NAV Online Számla lekérdezés: így találod meg a hiányzó számlákat

Egy beszállító szerint elküldte a számlát, de a cégnél senki sem találja. Az is lehet, hogy csak a fizetési emlékeztetőnél derül ki: egy bejövő számla kimaradt a feldolgozásból. A NAV Online Számla lekérdezés segíthet észrevenni az ilyen eltéréseket. A lekérdezés azonban csak a kiindulópont: az adatokat össze kell vetned a cégnél rendelkezésre álló bizonylatokkal.

Miért látszik egy számla a NAV-ban, ha nálatok nincs meg?

A számla útja több ponton is megszakadhat a kiállító és a pénzügy között. Például:

• Az e-mail a levélszemétbe került, vagy egy már nem használt címre érkezett.
• A számlát egy kolléga kapta meg, de nem továbbította a pénzügynek.
• A papíralapú bizonylatot az vette át, aki az árut vagy a szolgáltatást átvette, és nála maradt.
• A csatolmány megérkezett, de nem mentették el a szokásos helyre.
• A beszállító rossz kapcsolattartónak küldte a számlát.

Nem minden eltérés jelent ténylegesen elveszett számlát. Előfordulhat, hogy a bizonylat már megvan, csak más néven vagy más mappában került tárolásra. Az is lehet, hogy egy helyesbítés vagy sztornó miatt nem egyértelmű, melyik adatot kell keresni.

A NAV-nál látható adat és a cégnél kezelt számla nem ugyanaz. A lekérdezés segít azonosítani, mi hiányozhat, de a bizonylatot és az ügylet részleteit külön is ellenőrizned kell.

Mi a kockázata egy hiányzó bejövő számlának?

Ha a számla nem jut el a megfelelő emberhez, a fizetési határidő is észrevétlen maradhat. Ebből késedelmes fizetés, beszállítói egyeztetés vagy fizetési emlékeztető lehet. A pénzügyi tervezés is pontatlanná válik, ha egy várható kiadás nem szerepel a nyilvántartásban.

A hiányzó bizonylat a könyvelő munkáját is nehezíti. Egy felmerült költség kimaradhat az átadott anyagból, amíg nem sikerül tisztázni és pótolni a számlát. Arról, hogy az adott számlával számviteli vagy adózási szempontból mi a teendő, egyeztess a könyvelőddel.

Az eltérés fordítva is fontos jelzés lehet: ha olyan számlát látsz, amelyet senki sem ismer fel, ne indíts fizetést pusztán azért, mert megjelent a lekérdezésben. Előbb tisztázd, ki rendelte meg a terméket vagy szolgáltatást, és valóban a cégedhez tartozik-e az ügylet.

Hogyan vesd össze a NAV adatait a saját nyilvántartásoddal?

Válassz ki egy időszakot, majd nézd át az arra vonatkozó NAV-adatokat és a cégnél rögzített bejövő számlákat. Ha a lekérdezés menetében kell segítség, olvasd el a NAV Online Számla lekérdezés lépéseit.

Az egyeztetéshez használj olyan adatokat, amelyek alapján a számla egyértelműen azonosítható:

1. Beszállító neve: kitől származik a számla?
2. Számlaszám: megtalálható-e ugyanez a bizonylat a céges nyilvántartásban?
3. Dátumok: milyen időszakhoz kapcsolódik a számla, és mikor esedékes a fizetés?
4. Összeg és pénznem: egyeznek-e az adatok a rendelkezésre álló bizonylattal?
5. Kapcsolódó ügylet: van-e rendelés, átvételi információ vagy más belső visszaigazolás?

Ne csak a beszállító neve és az összeg alapján dönts. Ugyanattól a partnertől több, hasonló értékű számla is érkezhet. A számlaszám segít elkerülni, hogy egy meglévő bizonylatot tévesen hiányzónak tekints, vagy ugyanazt kétszer rögzítsd.

Az egyeztetésnél arra is figyelj, hogy a lekérdezés és a céges nyilvántartás frissítése nem feltétlenül ugyanabban a pillanatban történik. Egy frissen beérkezett számla még feldolgozás alatt lehet. Jelöld az ilyen tételeket ellenőrzésre, és később térj vissza rájuk.

Mit tegyél, ha eltérést találsz?

Először állapítsd meg, pontosan mi hiányzik. Lehet, hogy csak a céges mappában nincs meg a számla, miközben a pénzügyi nyilvántartásban már szerepel. Az is lehet, hogy a bizonylat megérkezett, de még nem rögzítették.

Keresd meg a számlát a cégen belül

Nézd át a központi pénzügyi postafiókot, a levélszemetet és a szokásos dokumentumtárolót. Kérdezd meg azt a kollégát is, aki a beszállítóval kapcsolatban áll, vagy aki a terméket, szolgáltatást átvette.

Ha gyakran több helyre érkeznek a bizonylatok, érdemes egy közös átvételi pontot kijelölni. A belső folyamatot segíti, ha mindenki tudja, hová továbbítsa a hozzá érkező számlát, és ki foglalkozik vele utána.

Egyeztess a beszállítóval

Ha a számla továbbra sincs meg, kérd el a beszállítótól, és add meg az azonosításhoz szükséges adatokat. Kérdezz rá arra is, hová küldte eredetileg. Így nemcsak az elveszett számla kerülhet elő, hanem a következő hasonló hiba is megelőzhető.

Ha az összeg, a partner vagy az ügylet nem ismerős, előbb tisztázd az eltérést. Ellenőrizd azt is, kapcsolódik-e a számlához helyesbítő vagy sztornó bizonylat. Kétség esetén vond be a könyvelődet.

Rögzítsd, mire jutottál

Az eltérések mellé írd fel, ki vizsgálja az ügyet, mi a következő lépés, és mikorra érdemes visszatérni rá. Például jelezheted, hogy a számlát bekérted a beszállítótól, vagy az átvételt igazoló kolléga válaszára vársz.

Amikor a bizonylat megérkezik, ellenőrizd, hogy nem szerepel-e már a nyilvántartásban. Ezután a céges folyamat szerint kerüljön jóváhagyásra, fizetésre és a könyvelőhöz. A dokumentumok rendezéséhez az iktató programokról szóló útmutató is ad szempontokat.

Hogyan legyen rendszeres a NAV Online Számla lekérdezés?

Az egyszeri ellenőrzés hasznos, de önmagában nem akadályozza meg, hogy később újabb számlák maradjanak ki. Egyszerűbb a helyzet, ha az egyeztetésnek van felelőse és visszatérő időpontja.

• Jelölj ki felelőst. Egy ember nézze át az eltéréseket, akkor is, ha a számlákat többen kezelik.
• Válassz gyakoriságot. Kevés bejövő számlánál más ütem lehet megfelelő, mint sok beszállító mellett. A lényeg, hogy az ellenőrzés ne maradjon el hónapokon át.
• Rögzítsd a vizsgált időszakot. Így látod, meddig jutottál, és nem kell minden alkalommal elölről kezdeni.
• Tartsd nyilván a nyitott kérdéseket. A bekért, de még meg nem érkezett számla ne vesszen el az egyeztetések között.
• Oszd meg a tapasztalatot a csapattal. Ha egy partner rendszeresen rossz címre küld, javítsátok a kapcsolattartási adatokat.

Érdemes az egyeztetést a fizetések tervezéséhez és a könyvelőnek történő anyagátadáshoz igazítani. Így hamarabb kiderülhet, ha egy kiadás még nem szerepel a céges nyilvántartásban. A várható kifizetések áttekintéséhez a pénzügyi tervről és cash flow tervről szóló cikk is segítséget ad.

Így segít az APPON Core

Az APPON Core-ban megadhatod a NAV technikai felhasználó adatait. A rendszer óránként letölti a cégnek kiállított számlákat, és külön listába helyezi őket. Ellenőrzés után egy gombbal átkerülhetnek a bejövő számlák közé, ahonnan a jóváhagyás, az utalás és a teljesítés következhet.

A NAV-tól letöltött számlák tételeihez a rendszer költséghely-javaslatot is ad. A működésről a NAV Online Számla funkció oldalán olvashatsz.