Raktárkezelő program kiválasztása: 8 kérdés vásárlás előtt

Egy raktárkezelő program akkor segít igazán, ha a napi munkádhoz illeszkedik. Nem elég, hogy megmutatja a készleten lévő termékeket. Az is számít, hogyan rögzíted a mozgásokat, mit látsz a rendelésekből, és mennyi kézi munkával jár a leltár.

Vásárlás előtt írd össze a saját folyamataidat, majd kérd meg a szállítót, hogy ezeken mutassa be a rendszert. Az alábbi nyolc kérdés segít összehasonlítani a lehetőségeket.

1. Milyen raktári mozgásokat kezel a program?

A bevételezés és a kiadás mellett gondold végig a ritkábban előforduló helyzeteket is. Ilyen lehet a visszáru, a selejtezés, a raktárak közötti áthelyezés vagy a bizományosi kezelés. Ha ezekre nincs megfelelő folyamat, könnyen külön táblázatban kell vezetned őket.

Ezt kérdezd meg a szállítótól:

• Milyen mozgástípusokat lehet rögzíteni, és ezek hogyan változtatják a készletet?
• Hogyan kezelhető a visszáru és a selejtezés?
• Látható, hogy ki és mikor rögzítette vagy módosította a mozgást?
• Hogyan javítható egy tévesen rögzített bizonylat?

Kérj bemutatót egy hibásan felvitt mozgás javításáról is. Így látod, hogy a készlet helyreállítása mennyi lépést igényel, és később visszakövethető marad-e a történet.

2. Hogyan kezeli a több raktárt?

Ha több telephelyen, boltban vagy elkülönített tárolóhelyen tartasz árut, nem elég az összesített mennyiséget látnod. Tudnod kell azt is, hol található a keresett termék, és hogyan kerülhet át egyik helyről a másikra.

Ezt kérdezd meg a szállítótól:

• Megnézhető a készlet raktáranként és összesítve is?
• Hogyan rögzíthető az áthelyezés két raktár között?
• A munkatársak hozzáférése korlátozható egyes raktárakra vagy műveletekre?
• A raktárak közötti mozgás később visszakereshető?

A bemutatón próbáld ki, hogyan keresnél meg egy terméket akkor, ha az egyik raktárban már nincs belőle elegendő. Fontos, hogy a keresés a napi munkában is gyorsan használható legyen.

3. Mit látsz a készletellenőrzés során?

A nyilvántartott készlet és a ténylegesen rendelkezésre álló mennyiség nem feltétlenül ugyanaz. Egy terméket például már lefoglalhatott egy rendelés, miközben újabb szállítmány érkezésére vársz. A döntéshez érdemes ezeket külön látni.

Ezt kérdezd meg a szállítótól:

• Látható a készlet mennyisége és értéke adott raktárban?
• Lekérdezhető a készlet egy korábbi napra?
• Külön látszik a rendelésekhez foglalt és a beérkezés alatt álló mennyiség?
• Mi történik kiadáskor, ha nincs elég készlet?
• Milyen szempontok szerint kereshetsz és szűrhetsz a termékek között?

Kérdezz rá arra is, hogyan számolja a program a készlet értékét. A számodra megfelelő megoldást egyeztesd a könyvelőddel. Egy készletkezelő program bemutatóján ne csak a listát nézd meg, hanem azt is, milyen könnyen találsz választ a mindennapi kérdéseidre.

4. Hogyan készül a szállítólevél?

A szállítólevél és a raktári mozgás összekapcsolása segíthet elkerülni, hogy ugyanazokat az adatokat több helyen vidd fel. Nézd meg, milyen adatok kerülnek a bizonylatra, és hogyan lehet azt kinyomtatni vagy később megtalálni.

Ezt kérdezd meg a szállítótól:

• Készíthető szállítólevél a rögzített raktári mozgásból?
• Módosíthatók vagy kiegészíthetők a bizonylaton megjelenő adatok?
• Hogyan kereshető vissza egy korábbi szállítólevél?
• Látható, hogy kapcsolódik-e hozzá számla?

A bizonylat tartalmát és a saját folyamatodat beszéld át a könyvelőddel is. A gyakorlati szempontokról olvashatsz a szállítólevél kitöltéséről szóló cikkben.

5. Hogyan támogatja a program a leltárt?

A leltár során a nyilvántartott és a megszámolt készletet kell összevetned. Egy leltár program abban segíthet, hogy az eltérések ne külön jegyzetekben maradjanak, hanem ellenőrizhetően kerüljenek vissza a nyilvántartásba.

Ezt kérdezd meg a szállítótól:

• Nyomtatható leltárív a számláláshoz?
• Hol látszik egymás mellett a rendszer szerinti és a számolt mennyiség?
• Hogyan jelennek meg a hiányok és a többletek?
• Mi történik az eltéréssel a leltár mentése után?
• Visszakereshető, hogy milyen korrekció történt?

A bemutatón kérd meg a szállítót, hogy vezessen végig egy eltérés rögzítésén. A leltár előkészítéséhez és a számláláshoz további támpontokat találsz a leltár lépéseit bemutató cikkben. Az eltérések kezelését és a kapcsolódó számviteli kérdéseket egyeztesd a könyvelőddel.

6. Összekapcsolhatók a rendelések a raktári mozgásokkal?

Ha a beszállítói és a vevői rendeléseket külön vezeted a készlettől, könnyebb elveszíteni a fonalat. Érdemes megnézni, hogy a rendelésből hogyan lesz bevételezés vagy kiadás, és közben milyen információ marad látható.

Ezt kérdezd meg a szállítótól:

• Rögzíthetők a beérkező és a kimenő rendelések?
• Indítható raktári mozgás közvetlenül a rendelésből?
• Követhető, ha egy rendelésnek csak egy része érkezett meg vagy került kiadásra?
• A rendelésből foglalt mennyiség megjelenik a készletnél?
• Hogyan javítható vagy törölhető egy téves rendelés?

Gondold végig, nálatok ki rögzíti a rendelést, ki veszi át az árut, és ki indítja a kiszállítást. A bemutatón ezekkel a szerepekkel próbáld ki a folyamatot. Így az átadási pontokon jelentkező kézi munkát is látod.

7. Hogyan kapcsolódik a számlázáshoz?

A raktári kiadás és a számlázás sok cégnél összetartozik, de a két lépés nem mindig egyszerre történik. Hasznos, ha könnyen megtalálod, melyik mozgáshoz készült már számla, és hol kell még intézkedni.

Ezt kérdezd meg a szállítótól:

• Indítható számlakészítés a raktári mozgásból?
• Melyik rendszer állítja ki a számlát, és milyen külön előfizetésre van szükség?
• Milyen adatok kerülnek át a számlára, és mit kell kézzel ellenőrizni?
• Hogyan találod meg a mozgást, a szállítólevelet és a hozzájuk kapcsolódó számlát?
• Mi a teendő, ha a kiállított számlát javítani kell?

A bemutatón kövesd végig a folyamatot a kiadástól a számláig. A két bizonylat szerepéről külön is olvashatsz a szállítólevél és a számla összehasonlításában. A saját bizonylatolási gyakorlatodat egyeztesd a könyvelőddel.

8. Mire használható az Intrastat funkció?

Ha a céged más országokkal is kereskedik, tisztázd, hogy szükséged van-e Intrastat adatokra. Ezt egyeztesd a könyvelőddel, és nézd meg a NAV tájékoztatóját. Ha érintett vagy, a megfelelő adatok összegyűjtése a rendszer kiválasztásakor is szempont lehet.

Ezt kérdezd meg a szállítótól:

• Kezelhető a termékekhez kapcsolódó KN-törzs?
• Milyen adatokat kell megadni a termékeknél és a mozgásoknál?
• Készíthető export a beérkezésekhez és a kiszállításokhoz?
• Milyen formátumban és milyen részletességgel érhető el az export?
• Hogyan ellenőrizhetők vagy javíthatók az exporthoz használt adatok?

Kérj mintát az exportfolyamatról, és nézd meg, mennyi előkészítő munka kell hozzá. Azt is tisztázd, hogy az exportfájl elkészítésén túl mely feladatok maradnak a cégednél.

Így segít az APPON Core

Az APPON Core webes vállalatirányítási rendszer, böngészőből működik, telepítés nélkül. A raktárkezelő programban többféle raktári mozgás rögzíthető, köztük bevételezés, kiadás, raktárak közötti áthelyezés és selejtezés. Kiadáskor ellenőrzi a készletet, és hiány esetén megmutatja, melyik raktárban van még a termék.

A raktári bizonylatok szállítólevélként nyomtathatók, a rendelésekből bevételezés vagy kiadás indítható. A leltárhoz nyomtatható leltárív tartozik, mentéskor az eltérésre automatikus korrekciós raktármozgás készül. A rendszer KN-törzset és Intrastat XML-exportot is kezel.